6 Instrumente care vă ajută să gestionați o echipă la distanță

În ultimii ani, munca la distanță a devenit o soluție atrăgătoare pentru mulți angajați și angajatori

Aproximativ 67% dintre companii permit anumitor angajați să lucreze ocazional de la domiciliu și 38 procentul permite angajaților să lucreze de la distanță în mod regulat. Beneficiile unei situații de lucru la distanță sunt destul de evidente pentru angajați, dar există și câteva avantaje uimitoare pentru angajatorii lor.

Studiile arată că lucrătorii aflați la distanță sunt adesea mai productivi și mai mulțumiți de locul de muncă. Companiile economisesc, de asemenea, costurile generale pentru consumabile de birou, spațiu și calculatoare atunci când angajează lucrători la distanță care își folosesc birourile de domiciliu pentru a-și îndeplini sarcinile zilnice.

Dar când angajații dumneavoastră lucrează de la distanță, cum puteți să vă supravegheați mai bine munca, proiecte și brainstorming împreună? Din fericire, tehnologia face acest lucru ușor - și puteți începe cu aceste șase instrumente online.

A se vedea și: 20 Instrumente de marketing Fiecare proprietar de afaceri mici ar trebui să încerce

1. Internet Speed ​​Tool

Potrivit unui raport al Washington Post, viteza internetului poate fi legată de productivitate. Studiul explicat în raport a arătat că statele cu o viteză medie ridicată a internetului au avut, de asemenea, un PIB mai mare pe cap de locuitor, în timp ce statele cu viteză medie scăzută a internetului au prezentat un PIB mai mic pe cap de locuitor. să fie productiv de lucru de la domiciliu. Cantitatea de viteză pe internet pe care o necesită fiecare angajat depinde de sarcinile zilnice. Angajații dvs. folosesc un instrument de viteză pe Internet pentru a vă asigura că au o viteză de internet suficient de mare pentru a partaja fișiere mari, pentru a folosi programe online și pentru a găzdui conferințe video. Este un instrument gratuit care este ușor de folosit și vă ajută să măsurați nevoile de internet ale echipei dvs.

Instrumentul va duce angajații dumneavoastră printr-o serie de întrebări care sunt destinate să adune informații despre utilizarea internetului. La sfârșitul secvenței de întrebări, angajații dvs. vor primi un număr pentru vitezele recomandate de internet. Ei pot lua acest număr la furnizorii lor de internet pentru a se asigura că au suficientă viteză internet pentru a se ocupa de utilizarea personală și profesională a internetului și pentru a evita perioadele de întârziere.

2. Google Drive

Studiile au arătat că este necesar ca muncitorul mediu să facă opt căutări pentru a găsi documentele și informațiile corecte de care au nevoie pentru a finaliza o anumită activitate. Acest proces devine și mai frustrant pentru muncitorii aflați la distanță care nu pot rezolva rapid o problemă venind la birou pentru a identifica unde poate fi găsit un document. De aceea, trimiterea mai multor versiuni de documente către mai mulți membri ai echipei este un dezastru care așteaptă să se întâmple.

Google Drive facilitează crearea fișierelor și colaborarea în timp real. Dvs. și membrii echipei dvs. vă puteți vedea edițiile celuilalt, adăugați comentarii și lucrați simultan la același document. Când un angajat stochează fișiere în Drive, le poate accesa pe orice dispozitiv.

Discul Google este gratuit pentru utilizatorii care au un cont Gmail și nu există nicio limită a numărului de colaboratori. pentru a angaja primul angajat

3. Trello

Studiile arată că, pentru fiecare 1 miliard de dolari investit, 122 milioane de dolari sunt irosite datorită subperformanței proiectelor. Acesta este motivul pentru care managementul eficient al proiectelor este absolut esențial pentru orice echipă care dorește să optimizeze eficiența și profitabilitatea.

Gestionarea proiectelor este necesară pentru orice echipă, dar este deosebit de utilă atunci când echipa dvs. lucrează de la distanță. Trello este un sistem eficient de management al proiectelor care face colaborarea mai ușoară. Folosind panourile lui Trello, poți să creezi pași, să atribui sarcini membrilor echipei și să înregistrezi progresul echipei.

Nu există limite ale membrilor, iar aplicația este gratuită - ca să o poți folosi pe computer, smartphone sau tabletă. Dacă doriți să vă integrați cu aplicațiile Evernote, MailChimp, Google Drive, Dropbox și alte instrumente, este disponibilă o opțiune pentru clasa Business pentru o taxă lunară de 9.99 USD per utilizator.

4. HipChat

Atunci când angajații dvs. lucrează de la distanță, vă lipsesc de avantajele timpului de față și de interacțiune directă. HipChat, o aplicație de mesagerie instantanee pentru companii, vă permite membrilor echipei dvs. de video sau text, să transferați fișiere, să partajați ecrane și multe altele. Atunci când întreaga echipă utilizează HipChat, va simți ca toată lumea să lucreze împreună în același birou.

Versiunea de bază este gratuită pentru utilizatorii nelimitați, iar dacă doriți conversații video, partajare de ecran și alte capabilități avansate, HipChat Plus este disponibil pentru o taxă lunară de 2.00 $ per utilizator.

De asemenea, puteți programa întâlniri individuale între angajați și administratori care utilizează această aplicație, ceea ce va fi important pentru dvs. să faceți cel puțin o dată pe lună pentru a atinge bazele cu fiecare dintre dvs. membrii echipei de la distanță. Dacă nu sunteți destul de sigură cum ar arăta o întâlnire reușită unu-la-unu, Tiny Pulse oferă un ghid excelent pentru ceea ce ar trebui discutat în cadrul întâlnirilor individuale lunare cu angajații dvs.

A se vedea de asemenea: Ce definește compania dvs. Cultura?

5. Studiile de caz privind organizațiile care au implementat urmărirea timpului au arătat că folosirea unei metode de urmărire a timpului pentru a păstra tabele privind modul în care angajații își petrec timpul este nu numai benefic pentru managerii să înțeleagă ce arată o zi medie pentru angajații lor, de asemenea, poate spori semnificativ productivitatea angajaților.

Este dificil să se urmărească orele de lucru ale lucrătorilor la distanță și să se monitorizeze cât timp este nevoie pentru a îndeplini sarcinile. Cu Timp de alergare în fundal a computerelor membrilor echipei dvs., puteți menține un jurnal digital al tuturor proiectelor. Puteți stabili obiectivele de finalizare, comparați timpul înregistrat cu estimările și organizați proiectele pe baza priorității acestora.

Dacă doriți să gestionați toți membrii echipei în același cont, planul Professional este disponibil pentru o taxă lunară de 14 USD per utilizator.

6. RealtimeBoard

Rapoartele arată că angajații care sunt foarte implicați în organizațiile pe care le desfășoară sunt cu 87% mai puțin probabil să plece decât angajații care se simt deconectați de la companiile lor.

Deși este puțin complicat să vă asigurați că angajații dvs. sunt angajați, găsirea unei modalități de a le ajuta să se simtă ca o parte a companiei dvs. va fi un pas important în prevenirea unei rate ridicate a cifrei de afaceri în rândul echipei dvs. la distanță

Lucrul la distanță poate fi mai puțin stresant decât naveta, și sesiuni de brainstorming de la bord. Servind ca o tablă virtuală, RealtimeBoard este o aplicație de colaborare vizuală care oferă o versiune digitală a acestor oportunități de teaming. În timp real, puteți crea diagrame, cercetări, brainstorming, adăuga note lipicioase și multe altele. Aplicația este gratuită pentru până la trei membri, iar planurile încep de la 40 $ pe lună pentru cinci membri.

Gestionarea unei echipe la distanță poate fi o provocare, dar investiția în tehnologie poate facilita colaborarea, comunicarea și urmărirea productivității. Adăugarea câtorva dintre aceste instrumente va contribui la eficientizarea operațiunilor dvs. de afaceri și va transforma echipa dvs. de la distanță într-o forță de muncă mai colaborativă și mai productivă.