5 Moduri de a face programarea angajaților ușor

Programarea angajaților este o preocupare importantă pentru fiecare manager de afaceri. Managerii pot simți creșterea presiunii atunci când nu există un proces eficient de planificare. În mod similar, doare moralul angajatului atunci când nu au un program care să îi servească abilitățile și nevoile. Pentru a face lucrurile să se înrăutățească, deseori persoana responsabilă de programarea personalului se ocupă cu grămezi de orare, orare, calendare de disponibilitate și cereri de angajați pe care trebuie să le gestioneze manual sau pe o foaie de calcul mare. Unii planificatori dedică zile întregi sau chiar săptămâni pentru dezvoltarea, editarea și editarea programelor angajaților!

Există zeci de probleme legate de programare care necesită atenția managerilor și a personalului. Un program bine gestionat menține organizația în mișcare și rezolvă multe situații complexe. Să aruncăm o privire la cinci moduri de a face acest proces mai ușor.

1. Cunoașteți echipa dvs.

Primul pas pentru programarea eficientă a angajaților este crearea unei liste de personal care lucrează în prezent pentru afacerea sau departamentul dvs. Pe lângă numele și rolurile acestora, ar trebui să păstrați informațiile de contact la îndemână, precum și orice competențe și certificări relevante. Informațiile suplimentare pot include dacă sunt part-time sau full-time, precum și orice restricții suplimentare.

2. Creați un proces de disponibilitate a personalului

Oferiți angajaților șansa de a comunica orele de lucru preferate. Oferind personalului opțiunea de a-și exprima preferințele oferă managerilor o modalitate de a promova un mediu colaborativ. În plus, cunoașterea preferințelor angajaților vă poate permite să plasați personalul într-o schimbare de lucru disponibilă convenabilă pentru ambele părți. Disponibilitatea poate fi păstrată într-un format de calendar sau ca formă. Angajații ar trebui să poată alege mai multe schimbări preferate. De asemenea, aceștia ar trebui să fie conștienți de faptul că uneori trebuie să lucreze alte schimburi pentru a acoperi toate orele de program deschise.

3. Asigurați-vă că programul este ușor accesibil

Odată ce ați creat programul, asigurați-vă că este ușor pentru membrii personalului să îl vizualizeze și să îl acceseze. Adesea, membrii personalului pot uita să se uite la program dacă nu se află într-un loc ușor vizibil. Mai mult decât atât, este ușor pentru membrii personalului să-și piardă sau să distrugă copiile de hârtie ale programelor lor individuale. Dacă personalul nu are acces ușor la program, acesta va apărea adesea până târziu la lucru (dacă se va afișa deloc).

4. Plan pentru cel mai rău

Când proiectați programul de lucru, țineți cont de factorul de urgență. Un program bine conceput include un plan B, astfel încât managerul nu va trebui să se panică dacă un angajat nu apare sau trebuie să plece pentru o urgență. Având în vedere o diagramă de disponibilitate bine organizată, vă va ajuta și aici. Managerii ar trebui să aibă, de asemenea, reguli clar definite privind schimburile și absențele.

5. Programați persoana potrivită pentru locul de muncă

Utilizați lista de personal pentru a vă asigura că planificați angajații în funcție de talentele și abilitățile lor. Uneori, în special în medii cu personal scăzut, managerii sunt obligați să umple schimburile chiar și cu personalul care nu se potrivește cel mai bine joburilor. Aceasta poate face munca; cu toate acestea, afacerea dvs. va beneficia foarte mult de procesele care sunt perfecționate versus fiind doar finalizate. Programarea constantă a membrilor personalului în poziții care nu se potrivesc preferințelor sau abilităților acestora poate avea, de asemenea, un efect negativ asupra moralei angajaților.

Pentru a ușura planificarea angajaților, vă recomandăm să înlocuiți procesul de gestionare manuală cu o soluție software. Software-ul eficient de programare va oferi managementul conflictelor pentru a produce programe fără erori și pentru a oferi flexibilitatea pentru a vă suporta nevoile speciale. Cu toate acestea, planificați-vă, acoperind toate schimburile cu persoana potrivită, făcând procesul mai eficient și mai puțin stresant ar trebui să fie obiectivul dvs. final

Imaginea calendarului prin curtoazia Shutterstock