7 sfaturi pentru facturarea efectivă

Ca proprietar al unei întreprinderi mici, probabil că vă place ceea ce faceți și chiar ați putea spune că o veți face liber dacă ați putea. Dar, la sfârșitul zilei, aveți nevoie de fluxul de numerar pentru a vă menține afacerea în derulare.

Un factura fiscala este un proiect de lege trimis clientului pentru bunurile sau serviciile pe care le-ați furnizat. Descrie ce a fost vândut, câtă datorie are clientul și când și cum ar trebui să plătească clientul. Companiile mari au contabili dedicați pentru a-și face facturarea, însă majoritatea proprietarilor de afaceri mici trebuie să o facă singură. Și întreprinderea medie mică așteaptă mai mult de 5.000 de dolari în plăți restante în orice lună, potrivit unui sondaj Intuit al unui număr de 1.000 de proprietari americani de întreprinderi mici.

Investmentmatome a vorbit cu contabili și profesioniști de facturare despre modul în care antreprenorii pot pregăti facturile mai eficient și pot fi plătiți mai repede.

1. Automatizați procesul

Dacă nu ați făcut deja acest lucru, configurați software pentru a vă automatiza facturile. Cele mai multe platforme de contabilitate, cum ar fi QuickBooks, Xero, FreshBooks și Wave Accounting, includ capabilitățile de facturare sau puteți să vă înscrieți pentru un serviciu cu factură numai ca Bill.com, Hiveage și Billbooks.

"Este timpul să migrăm de la Excel și PDF-uri la aplicații de facturare în cloud", spune directorul executiv al Bill-Book Sagar Kogekar într-un e-mail către Investmentmatome. "Există grămezi de software acolo și veți economisi timp și bani dacă alegeți unul".

Aproximativ 70% din întreprinderile mici utilizează software de facturare, potrivit unui sondaj realizat în 2015 de peste 200 de lideri de afaceri mici, de compania Concur, o companie din Bellevue, Washington, care oferă companiilor servicii de facturare automată și de gestionare a cheltuielilor.

Utilizarea software-ului de facturare reduce greșelile și economisește bani. Întreprinderile care își automatizează procesele de facturare reduc costurile de facturare cu 40% până la 70%, potrivit unui raport al companiei Ardent Partners, o companie din Boston care studiază managementul aprovizionării. Automatizarea face, de asemenea, facturarea mai rapidă, eliberând timp pentru antreprenori să se concentreze asupra funcționării afacerii lor.

"Ei își pot petrece timpul prețios purtând pălăria CFO-ului în loc să își folosească pălăria manuală de introducere a datelor", spune directorul executiv al Concur Jessica Staley, Investmentmatome.

2. Trimiteți ghilimele scrise

Dacă este posibil, gestionați așteptările clienților dvs., trimițându-le o ofertă scrisă înainte de a le livra produsul sau serviciul pe care le oferiți. Un citat ar trebui să includă costul estimat al locului de muncă și modul în care acceptați plățile, fie că aveți bani, cărți de credit, cecuri sau online. Asigurați-vă că clientul acceptă termenii dvs. în scris înainte de a accepta comanda.

"Sunt un mare fan al documentării tuturor", spune Sara Rosenfeld, manager de marketing al produselor la Wave Accounting.

3. Setați termenii de plată simplificați

Când trimiteți unui client o factură, specificați intervalul de timp pentru plată. Standardul este de obicei de 30 de zile sau mai puțin, dar puteți alege orice perioadă de timp.

Debitorul mediu plătește cu întârziere de două săptămâni, potrivit unei analize Xero de peste 12 milioane de facturi. Experții de la Xero recomandă stabilirea termenelor de plată la 13 zile sau mai puțin dacă doriți să vă plătiți în mod realist în termen de 30 de zile. Facturarea online face ca plățile să fie mai rapide pentru clienți, spune Amy Vetter, șeful de contabilitate Xero, SUA.

"Oamenii sunt obișnuiți să plătească pentru lucrurile online și nu așteaptă neapărat să reducă cecul vineri", spune Vetter lui Investmentmatome. "Este mult mai acceptabil să stabiliți acești termeni de plată [scurți] cu clienții".

4. Creați un sistem de numerotare

Numerotarea facturilor vă va ajuta să urmăriți plățile de intrare în scopuri fiscale. Puteți utiliza litere, numere sau o combinație a celor două pentru a marca fiecare factură. Alegeți un sistem care funcționează pentru dvs., dar experții în facturare recomandă să nu utilizați "001" pentru prima dvs. factură. Începând cu un număr mai mare, veți ajuta clienții să vă vadă ca pe un expert stabilit, chiar dacă sunteți o afacere nouă.

"Începeți cu 0053, doar pentru a veni ca un pic mai profesionist", spune Faraz Shafaghi, director de marketing al produselor și implicarea clienților de la FreshBooks.

5. Folosiți un limbaj politicos

Deși poate părea ușoară, folosirea unor expresii precum "plătiți până la (data)" și "mulțumesc pentru afacerea dvs." pe facturi vă va crește șansele de a fi plătiți, spune Shafaghi. De asemenea, puteți trimite note sau e-mailuri de mulțumire clienților care plătesc la timp sau devreme.

"Amintiți-vă clienților dvs. de alte produse și servicii pe care le oferiți și că le-ar plăcea să le serviți din nou", spune Mike Savory, manager de produs pentru Sage North America, o companie de software pentru contabilitate.

6. Trimiteți rapid facturile

După ce ați terminat un serviciu sau expediați bunuri către un client, trimiteți imediat o factură. Acest lucru vă va ajuta să rămâneți la vârful minții clientului și să stabiliți un precedent pentru promptitudine.

Dacă este posibil, permiteți clienților să plătească la fața locului un sistem de plăți mobil cum ar fi Apple Pay sau Square. Unele sisteme de facturare, inclusiv Wave, Flint Mobile și QuickBooks, permit proprietarilor de afaceri să accepte plăți mobile.

7. Urmăriți-vă

Dacă nu sunteți plătit imediat, trimiteți mementouri clienților dvs. cu privire la termenele de plată. Este oportună trimiterea mementoamelor cu o săptămână înainte de efectuarea plății, ziua în care aceasta se datorează și în fiecare săptămână după ce este târziu, spune Rosenfeld, de la Wave Accounting.Pentru articolele de bilete mari, cum ar fi o comandă de 5.000 USD, este acceptabil să trimiteți mai multe mementouri frecvente.

Dacă sunteți îngrijorat să vă întâlniți ca fiind exagerat cu prea multe e-mailuri ulterioare, Rosenfeld sugerează să utilizați software-ul de facturare pentru a stabili anunțuri automate de plată către clienți.

"Nu vă îngrijorați că trimiterea memento-urilor sau urmărirea în alt mod a facturilor neplătite va fi considerată nepoliticoasă sau o încălcare a unei relații pe care ați format-o cu un client", spune Savory, de la Sage America de Nord. "Dețineți o afacere, iar nevoia de plată promptă și completă ar trebui să fie o surpriză pentru nimeni".

Pentru mai mult ajutor în ceea ce privește începerea și derularea unei afaceri mici, vizitați Ghidul nostru Small Business Site.

Teddy Nykiel este un scriitor de personal care acoperă finanțe personale Investmentmatome. Urmați-o pe Twitter @teddynykiel și pe Google+.

Imagine prin iStock