Cum să externalizați eficient atunci când conduceți o întreprindere mică

Când conduceți o mică afacere, este întotdeauna o veste minunată pentru a descoperi că aveți mai multă muncă decât o puteți face. Iar atunci când un volum de muncă tot mai mare nu justifică un angajat complet, externalizarea poate fi o soluție eficientă și viabilă din punct de vedere financiar.

Activitățile de outsourcing au avantajele sale; și anume, poate lua o parte din presiunea echipei dvs., dar există preocupări evidente în ceea ce privește permițând unei persoane externe, indiferent de calificarea sau experiența acesteia, să contribuie la funcționarea și la ieșirea afacerii dvs.

Atribuirea sarcini pentru furnizorii de outsourcing

Chiar dacă ați luat decizia de a externaliza sarcinile ca rezultat al unui volum de lucru în creștere, este de la sine înțeles că cea mai importantă și vitală lucrare ar trebui să rămână cu siguranță în casă. Veți avea mai mult control și contribuție la ceea ce se produce și această activitate va fi efectuată de persoane care au o cunoaștere mai detaliată a afacerii dvs. și cum funcționează.

Când o persoană operează în afara unui mediu de lucru, aveți în mod natural un control și o contribuție mai redusă asupra muncii pe care o produc și a metodei prin care o fac.

Dacă angajezi pe cineva temporar, tendința de a relaxa procesul prin care persoana și competențele sunt evaluate. Cu toate acestea, indiferent cât de scurtă este o perioadă de timp o persoană va lucra cu o afacere, aptitudinile și experiența acesteia ar trebui examinate cu aceeași atenție în detaliu ca și cum ar fi un potențial angajat cu normă întreagă. procedura și mentalitatea pe care le-ați face dacă ați angaja un membru permanent al personalului cu normă întreagă. Chiar dacă o persoană va contribui la afacerea dvs. pentru un timp relativ scurt, solicitați referințe, eșantioane ale muncii lor și o evidență detaliată a experienței și istoricului de muncă până în prezent. Plătiți pentru serviciile lor, de aceea trebuie să vă asigurați că sunt capabili să ofere o muncă de înaltă calitate, care va contribui la afacerea dvs.

Steve Mezak este CEO al Accelerance, o companie cu sediul în California, specializată în ajutând companiile mici și întreprinderile să externalizeze munca. Vorbind la www.businessweek.com, dl. Mezak a spus: "Angajarea unui furnizor de outsourcing este ca și cum ați angaja angajații […] Gândiți-vă la echipa offshore ca pe a ta, pe care o angajați cu atenție și o gestionați în timp pentru a obține rezultate excelente. despre cine angajezi va asigura că banii utilizați pentru a externaliza munca nu vor fi irosiți și că munca nu va fi îmbunătățită sau redesenată de angajații permanenți care sunt ocupați cu îndeplinirea propriilor responsabilități. Într-o astfel de situație, externalizarea poate duce, în esență, la creșterea volumului de muncă.

Pentru a evita necesitatea modificării și îmbunătățirii muncii, trebuie să fii specific cu privire la sarcinile pe care le atribuie unui angajat extern. Simplul fapt că nu se află în mediul de lucru elimină oportunitatea de a discuta ideile, cerințele și munca care se produce. Crearea unui rezumat detaliat al așteptărilor va economisi timp și bani și va asigura că cele mai bune rezultate sunt obținute într-un interval de timp eficient

Luarea măsurilor pentru a asigura o externalizare eficientă

Alocarea unui angajat extern unei adrese de e-mail a companiei este esențială pentru menținerea contactului, evidențierea așteptărilor și a îndatoririlor, precum și pentru a fi o modalitate exactă de a înregistra exact cine este responsabil pentru sarcini - acest lucru va fi util în special dacă există vreodată o dispută sau o confuzie cu privire la ceea ce era așteptat de la un angajat extern.

Când cineva lucrează pentru afacerea dvs., vor avea nevoie de acces la materialele și informațiile relevante pentru a-și face treaba. Aceasta include accesul la și utilizarea sistemului informatic al companiei dvs. Dacă ați efectuat verificările de fond necesare și ați primit referințe, ar trebui să fiți în măsură să aveți încredere în individ pentru a le oferi acces la aceste informații.

Cu toate acestea, odată cu creșterea numărului de angajați, inclusiv a angajaților externi, încrederea nu mai este o linie adecvată de apărare în ceea ce privește securitatea IT. Deși este necesar și într-adevăr vital ca angajații să aibă acces la materiale relevante, asigurându-vă că aveți restricții adecvate va elimina orice amenințare pe care materialul confidențial, inclusiv informațiile referitoare la baza dvs. de clienți, ar putea fi utilizat în mod necorespunzător. Implementarea unei securități IT eficiente, disponibilă de la companii precum firma STG din Marea Britanie, reprezintă o modalitate eficientă de a aplica politici de securitate. Vă permite să restricționați accesul la materiale specifice, fără a împiedica ieșirea unui angajat permanent sau temporar.

Deși este extrem de important să se sublinieze ceea ce se așteaptă de la un individ atunci când externalizați, este la fel de important să face clar problemele de plată unui angajat extern. Pe măsură ce afacerea dvs. crește și externalizarea devine o necesitate recurentă pentru a face față cererii, având un contract standard care determină plata și condițiile de muncă este o metodă eficientă de control al acestui aspect al externalizării.

Totuși, atunci când externalizați pe un mic, care formulează formal așteptările și detaliile plății pe care ambele părți sunt de acord, este mai mult decât suficientă. La fel ca toată comunicarea dintre o afacere și angajații externi, aceasta ar trebui înregistrată sub formă de e-mail-uri, astfel încât orice litigii să poată fi soluționate rapid.

Outsourcing-ul are scopul de a economisi timp și efort, contribuind la succesul și creșterea Afaceri. Cu toate acestea, luarea de timp și atenție la selectarea angajaților care vor fi responsabili pentru sarcinile delegate și implementarea măsurilor necesare pentru eliminarea potențialelor probleme vor asigura că externalizarea este mai degrabă un ajutor, nu un obstacol în calea realizării afacerii dvs.