Small Business IT: porniți pe piciorul drept

Pot fi sincer cu dvs.

Furnizarea de servicii IT întreprinderilor mici este adesea frustrant.

Acest lucru este valabil mai ales când primul lucru pe care l-ați avut vreodată auzit de cineva este atunci când întregul birou sa prăbușit într-o mizerie catastrofală.

Adică, sigur - din punctul de vedere al furnizorului de servicii, există bani în efortul de salvare. a crezut că, cu pregătirile potrivite, nu trebuie să se întâmple niciodată acest lucru.

Iată murdăria interioară a modului de a face acest lucru încă de la început:

Nu puteți sări peste strategie

OK, știu ce gândiți.

"Nu am nevoie de o strategie IT. Am nevoie de niște calculatoare și de o conexiune la internet. "

Și ai avea dreptate. Puteți renunța total la asta - cel puțin pentru puțin timp. În cele mai multe zile, veți apărea la birou și totul va funcționa ca în ziua precedentă.

Dar, aici este problema

Fără o strategie, sunteți obligat să sfârșiți fără întârziere amânarea îmbunătățirilor necesare și înlocuirea infrastructură. De asemenea, veți trece peste felul de activități de prevenire și întreținere care împiedică dezvoltarea unor mici probleme în dezastre.

Aceasta se poate transforma într-o situație de "moarte cu o mie de tăieturi" - probleme mici care continuă să se repete deoarece nu sunt reparate corect. Cheltuielile pentru tehnicienii și productivitatea pierdută vor continua să se adune.

Ei se pot dezvolta și în dezastre care vă aduc întreaga afacere într-o stare de șlefuire.

Nu este atât de diferit de a conduce un jaloancă veche care nu primește niciodată programarea în regim regulat - o faci pentru a economisi bani și totuși se termină să fie atât de costisitoare pentru a păstra pe drum.

Și, în același mod în care o mașină veche și prost întreținută ar putea să se descompună pe drumul spre aeroportul, sistemele informatice neconsolidate s-ar putea arunca în aer chiar în cel mai aglomerat moment al anului.

Fără o strategie IT, nu gestionați problemele IT - răspundeți doar la ele când au loc. pe productivitatea dvs.

O mare parte a problemei aici este că probabil aveți o idee mult mai bună despre costurile pe care le costați pentru a evita problemele IT decât costul pentru a le experimenta.

Noi contracte de hardware, software și IT vin cu etichete clare de preț. Dar, dacă nu v-ați așezat și ați făcut niște sume, probabil că nu aveți o idee clară despre costurile de întrerupere a cheltuielilor dvs.

Cât de mult petreceți o oră pe salarii? Cât de mult într-o zi cu chiriile, facturile și costurile de marketing?

Când sistemele tale sunt în jos, încă mai iei aceste cheltuieli.

adâncime - nu puteți anticipa exact cum vă va afecta o anumită problemă. Doar o idee dificilă, în spatele plicului vă va ajuta să vă valorificați mai bine productivitatea.

Dar dacă nu vă așezați niciodată și nu vă gândiți la ceea ce vă costă într-adevăr timpul de întrerupere, șansele sunt că o veți subestima drastic. Veți continua să evitați și să amânați orice fel de decizie activă de a prelua controlul problemelor dvs. IT, fără a vă da seama cât de mult sângeți pe cheltuieli operaționale, deoarece acestea vă îngheață afacerea.

Stabiliți o responsabilitate clară pentru IT

Poate cea mai gravă parte a strategiei IT clare este că aveți tendința să ajungeți la nimeni care să nu se ocupe de mediul dvs. IT

Cea mai obișnuită modalitate prin care întreprinderile mici fac acest lucru este greșită este să se bazeze pe un angajat care nu are un rol IT formal care "știe computerele".

Cealaltă modalitate este de a angaja un profesionist IT într-o bază improvizată, deoarece problemele apar.

În fiecare caz, veți aștepta ca lucrurile să greșite înainte de a lua măsuri. Nu rezolvi probleme înainte ca acestea să se întâmple.

Să vedem exact cum funcționează acest lucru

Acest lucru va avea sens mai concret prin analizarea modului în care se poate juca în lumea reală.

Să spunem că, după câțiva ani de utilizare obișnuită, hard disk-ul din fișierul dvs. serverul se elimină. Acesta este, de fapt, unul dintre cele mai frecvente erori de hardware dintr-un server.

De aceea aproape fiecare server păstrează aceleași date pe două unități. În acest fel, atunci când se rupe, se trece imediat la altul și puteți continua fără a pierde o secundă de productivitate.

Serverul trimite de asemenea un mesaj administratorului dvs. de sistem pentru a le informa că unitatea trebuie înlocuită. Există o șansă bună ca locurile de unitate ale serverului dvs. să fie "hot swappable" - ceea ce înseamnă că tehnicianul poate să-l deschidă și să înlocuiască unitatea în timp ce rulează încă.

Pierderea unității care ține munca tuturor este posibil un stop total. Dar cu această combinație de mici inovații, poate fi tratată atât de ușor încât restul biroului probabil că nici nu va observa.

Până acum, atât de bine. Dar dacă nimeni nu primește sau monitorizează aceste alerte că ceva e în neregulă?

Ei bine, atunci ești un singur eșec de hard disk, departe de întreruperea întregului birou. Hard drive-ul rămas este la fel de vechi și a fost supus aceleiași utilizări, astfel încât momentul nu va fi prea departe.

Aceasta înseamnă că nimeni nu poate face nici o muncă până când tehnicianul dvs. nu are un moment liber să vă înlocuiască pe cei morți hard disk-uri și recuperarea datelor din backup-urile dvs. Este o lucrare urgentă, deci ești pe cârlig pentru o taxă de urgență sau pentru o muncă de după-oră.

Și aici este partea înfricoșătoare: pentru că nimeni nu a fost în mod clar responsabil pentru toate acestea, ar putea fi și atunci când descoperiți că backup-urile sunt corupte

Aceasta este doar una dintre modalitățile în care o problemă minoră de întreținere de rutină, lăsată nemodificată, se poate transforma într-o înghețare stresantă și îngrozitor de scumpă a întregului birou.

Încălcarea securității calculatorului reprezintă un cost tot mai mare pentru întreprinderile de toate dimensiunile. În 2017, omul de afaceri miliardar Warren Buffett a declarat chiar că securitatea informatică este cea mai mare provocare cu care se confruntă omenirea.

Fără o responsabilitate clară pentru IT, nu există nicio responsabilitate clară pentru menținerea sistemelor în siguranță - pentru a asigura configurarea corectă a software-ului și a firewall- sistemul de operare și firmware-ul router-ului pentru patch-uri pentru actualizările de securitate.

Cu nimeni nu participă la acest lucru, o încălcare a stării de securitate scumpe și stresante nu este o problemă dacă, dar când

Angajarea, contractarea sau externalizarea

volumul de lucru pentru a-i păstra ocupat, poate avea sens să angajeze un tehnician sau un administrator de sistem cu normă parțială sau cu normă întreagă.

Foarte puține întreprinderi noi vor necesita acest volum de muncă. Aici puteți avea mai mult sens să angajați un agent independent pentru a vă monitoriza sistemele de la distanță și pentru a oferi servicii la fața locului pentru numărul de ore de care aveți nevoie.

Indiferent dacă angajați sau contractați, este important să angajați pe cineva cu experiență Servicii IT într-un mediu de afaceri. În caz contrar, este prea ușor să ajungeți la cineva care nu înțelege convențiile și standardele industriale și face lucrurile în mod ciudat și minunat. Acest lucru vă lasă un mediu IT complet incomprehensibil pentru orice alt tehnician. Acesta este locul unde poate fi util să angajezi un consultant care să te ajute să-ți ajuți candidații.

Mulți proprietari de afaceri mici simt că au suficient să se ocupe fără a fi nevoiți să navigheze în acest domeniu și, în schimb, își vor externaliza suportul IT pentru o afacere externă

Luați controlul asupra duratei de viață a infrastructurii IT

Uită-te: Când mediul dvs. IT este doar tu și computerul, gestionarea ciclului de viață este ușoară. Tot ce trebuie să faceți este să cumpărați un computer și să îl utilizați.

Câțiva ani mai târziu, va deveni un pic lent și se va lupta pentru a ține pasul cu cerințele crescânde de software nou. Atunci când cumpărați unul nou.

Această abordare "Să vedem ce se întâmplă" nu scade foarte bine. Începeți să faceți probleme într-un mediu mai complex, cum ar fi o rețea client / server.

Părți provoacă întreruperi și timpi de întrerupere

Din păcate, înlocuirea lucrurilor una câte una înseamnă de obicei așteptarea până când se rupe în cele din urmă. Acest lucru înseamnă că fiecare element pe care îl cumperi are ocazia să vă întrerupă ziua de lucru - și poate în cel mai rău timp posibil.

Întreruperile și productivitatea pierdute sunt adesea mult mai scumpe decât hardware-ul însuși. Puteți, de asemenea, să suplimentezi alte costuri, plătind o taxă de calculare tehnicianului de fiecare dată când trebuie înlocuit ceva.

Mediul IT va deveni mai nestandard și mai complex

Pe măsură ce anii se îmbracă, problema cea mai mare cu înlocuirea tuturor unul la un moment dat este acela că, pentru a păstra toate discursurile între ele, mediul dvs. IT va acumula treptat configurații ciudate de tip unic și reparații rapide care se vor sfârși în jur de ani de zile. mediul dvs. IT devine mai idiosinccratic, devine mult mai dificil pentru tehnicieni să înțeleagă. Sarcinile de bază devin mult mai consumatoare de timp - într-un fel sau altul, veți plăti pentru acel moment.

Una dintre cele mai îngrijorătoare părți este că puteți să vă bazați pe software vechi și protocoale vechi - că aplicarea actualizărilor de securitate poate opri software-ul dvs. de a lucra sau poate opri mașinile dvs. de a vorbi unul cu celălalt.

Unele întreprinderi în această situație sfârșesc doar să nu aplice actualizări de securitate, lăsându-se larg deschise pentru a răscumpăra. În 2017, cele două cele mai grave atacuri de răscumpărare au vizat o vulnerabilitate de securitate pe care Microsoft deja o întrepătrunde.

Având o dată clară de înlocuire pentru infrastructura dvs., puteți evita durerile grave grave în următorii ani. înlocuiți infrastructura

Unul dintre lucrurile drăguțe despre preluarea controlului asupra duratei de viață a infrastructurii constă în faptul că timpii de înlocuire nu vă mai sunt forțați. Puteți să o programați pentru o parte a anului atunci când există.

Pentru multe companii, acest lucru va fi în timpul verii când personalul și clienții dvs. sunt plecați în vacanță. Dar dacă vara este timpul cel mai aglomerat, poate că iarnă ar fi mai bine.

Bineînțeles, partea lentă a anului este și atunci când fluxul de numerar este cel mai strâns. Dar, știind câțiva ani în avans, când totul trebuie înlocuit, veți avea timp suficient pentru a vă alimenta bugetul.

Ajungeți până la această oră, ar trebui să vă așezați împreună cu tehnicianul dvs. pentru a vă planifica în mod corespunzător migrarea către o nouă infrastructură. Dacă restul biroului dvs. nu este oprit complet în timpul migrației, este posibil să doriți să luați în considerare și modalități de a vă menține productivitatea lucrătorilor în acest moment.

Scrieți politici pentru securitatea IT și recuperare

Securitatea IT este mai mult decât doar software-ul corect configurat și actualizat. Multe atacuri vizează vulnerabilitatea umană - prin împiedicarea utilizatorilor să execute coduri rău intenționate sau prin spargerea parolelor ghicibile.

Bineînțeles, în ciuda celor mai bune pregătiri, s-ar putea să mai arzi. Trebuie să fiți pregătiți și pentru asta.

Scoalați-vă personalul în legătură cu phishingul și phishingul cu sulițele

Atacurile de phishing se maschează ca mesaje de poștă electronică legitime pentru a înșela oamenii să execute atașamente rău intenționate. Din ce în ce mai mult, companiile sunt vizate și de "phishingul cu sulițe" - un fel de e-mail de phishing scris pentru a viza o anumită persoană.

Trebuie să vă antrenați personalul pentru a recunoaște aceste amenințări. Asigurați-vă că aveți o convorbire reală despre acest lucru, mai degrabă decât să le semnați un document pentru a spune că înțeleg politica companiei.

Nu presupuneți doar că aceste lucruri sunt evidente. Ar putea părea evident pentru voi, dar nu toată lumea are același nivel de cunoaștere. Aceste atacuri persistă doar pentru o parte din timpul în care funcționează.

Politicile de parole interne și externe

Hardware-ul de computer tot mai puternic face din ce în ce mai ușor să spargi parolele.

Dacă nu setați politici de parolă, tu și personalul tău ați ales ceva nesigur. Parolele bune trebuie să aibă cel puțin 10 caractere și nu trebuie să fie prea dependente de cuvinte comune. De asemenea, acestea ar trebui să fie unice.

Deoarece poate fi dificil să vă amintiți foarte multe parole care îndeplinesc aceste condiții, poate doriți să luați în considerare utilizarea unui manager de parole - folosim LastPass, dar oricare dintre alternativele populare același lucru.

Planul de recuperare a dezastrelor

Majoritatea proprietarilor de afaceri își dau seama cât de important este să aibă copii de rezervă. Însă mai puțini înțeleg nevoia unui plan de redresare în caz de catastrofe - un set de proceduri documentate care trebuie urmate în caz de dezastre majore cum ar fi răscumpărarea, furtul sau inundațiile.

Când aceste dezastre lovesc, fiecare secundă a productivității pierdute vă costă bani. Nu doriți să petreceți acest timp elaborând ceea ce trebuie să faceți în continuare - și este prea târziu pentru a identifica eventualele pregătiri suplimentare pe care ar fi trebuit să le luați.

Planurile de recuperare în caz de catastrofe ar trebui revizuite deoarece mediul IT se schimbă și crește.

Este vorba despre evitarea durerilor de cap pe masura ce cresti

Majoritatea dintre noi am petrecut o mare parte din viata noastra folosind calculatoare la domiciliu, scoala, universitate si la locul de munca, fara sa ne gandim vreodata la ceea ce este "strategia" noastra. Noi pur și simplu porniți-l și începeți să-l utilizați pentru a face lucrurile.

Această atitudine este bună în multe situații, dar dacă vă gestionați nevoile de IT într-o afacere nouă, vă pregătiți pentru stres, cheltuieli și dureri de cap. Vestea bună este că acest lucru poate fi evitat.

Prin planificarea corectă a persoanelor responsabile de IT-ul dvs., cât timp vă așteptați să dureze, modul în care personalul dvs. ar trebui să-l folosească și ce să facă atunci când lucrurile merg prost. noua dvs. afacere este cea mai bună șansă de succes.