Instrumente, sfaturi și trucuri pentru scrierea de afaceri îmbunătățită

Din multele cursuri pe care le-am luat la facultate, scrierea de afaceri a fost cea mai provocatoare. Elevii ale căror planuri implică cariere în afaceri nu sunt interesați de reguli abstracte, standarde de referință, limbaj legal confuz și alte materiale prezentate în aceste clase. După un termen petrecut în editarea și scrierea diferitelor documente, colegii mei și colegii noștri am ajuns și mai confuzi.

Scrisul clar și concis ar trebui să vină cu ușurință în lumea afacerilor, unde un număr nesfârșit de e-mailuri oficiale sunt trimise în ziua respectivă mesaje importante sunt transmise. Cu toate acestea, nu toți oamenii de afaceri sunt capabili să comunice eficient prin cuvinte scrise. Din fericire, există întotdeauna spațiu de îmbunătățire, atâta timp cât ne angajăm să dezvoltăm această abilitate.

Acest curs de afaceri mi-a învățat multe lucruri, dar nu am oferit multe sfaturi practice. După multe e-mailuri, planuri și scrisori de afaceri, am făcut câteva îmbunătățiri practice pe care urmează să le împărtășesc.

A se vedea și: Cum se scrie un plan de afaceri

Instrumente pentru scrierea de afaceri îmbunătățită:

Practica scrisul de afaceri este cel mai bun mod de a-ți îmbunătăți abilitățile, dar mai ai nevoie de câteva instrumente care să facă procesul mai eficient. După o mulțime de încercări și erori, am găsit aceste cinci instrumente care nu reușesc niciodată să obțină rezultate excelente:

1. E-mail Excellence

Când aveți un e-mail important pentru a scrie, dar vă aflați uitându-vă la caseta de mesaje necompletate, acesta este instrumentul de care aveți nevoie. Email Excellence oferă o schiță de bază pentru mesajele dvs. cu explicații clare ale fiecărui element. Și vă oferă chiar și puncte de pornire.

2. NinjaEssays

Acest site este cea mai bună soluție pentru situații de urgență. Dacă aveți un document de urgență pentru a vă pregăti sau pur și simplu nu puteți scrie conținutul necesar, indiferent de termenul limită, scriitorii profesioniști la serviciul personalizat de scriere NinjaEssays vă pot ajuta. Compania oferă scriitori și editori din toate categoriile, astfel încât să puteți obține documentele de afaceri scrise și perfecționate în cel mai scurt timp.

3. Docstoc

Dacă trebuie să scrieți un document important, cum ar fi un acord de confidențialitate, o notificare de întâlnire sau o revizuire a performanței angajaților, trebuie să verificați dacă Docstoc oferă un formular. Nu aveți nevoie să creați aceste documente de la zero atunci când puteți obține rezultate mai bune și mai rapide cu un șablon.

4. Dragon Dictation

Acesta este instrumentul perfect pentru oamenii de afaceri care, de obicei, vorbesc mai bine decât scriu. Puteți utiliza Dragon Dictation pe telefonul smartphone, pe tabletă sau pe computer. Tot ce trebuie să faceți este să vorbiți, iar instrumentul va traduce cuvintele dvs. în text. Apoi, puteți exporta conținutul într-un document Word, e-mail sau social media.

5. Scrivener

Dacă trebuie să scrieți un document de lungă durată, acest lucru în Word vă poate deruta chiar mai mult. Scrivener vă permite să realizați conținutul în secțiuni și să le deplasați până când obțineți ordinea corectă. De asemenea, puteți face munca mai ușoară prin introducerea informațiilor și notelor de cercetare alături de paragrafe.

A se vedea și: Lucruri pe care nu ar trebui să le cereți niciodată candidaților

O fotografie postată de Bplans (@teambplans) pe 19 ianuarie 2016 la ora 12: 15pm PST

Sfaturi și trucuri:

Evitați să accentuați cuvintele

Primul cuvânt de evitat este foarte . Vă descrie ca fiind cea mai puțin creatoare persoană vreodată. Există modalități diferite de a înlocui acest cuvânt în aproape toate construcțiile. De exemplu, în loc să spui că ideile de afaceri ale cuiva sunt "foarte convenționale", poți folosi cuvântul conservator . În loc să descrieți un candidat de loc de muncă ca pe o persoană cu "personalitate foarte puternică", puteți spune că el este hotărât, hotărât sau neputincios.

Evitați excesul de prepoziții

Aceste cuvinte și fraze sunt utile atunci când doriți să faceți o curge tranziția de la un paragraf la altul, dar adesea slăbește textul și adaugă cuvinte de inutilitate. În loc să scrieți "Vom avea o întâlnire cu privire la sugestiile privind îmbunătățirea bugetului pe 12 februarie", puteți spune "Vom avea o întâlnire la buget pe 12 februarie".Evitați jargonul

Jargonul de afaceri poate fi distractiv atunci când vorbiți cu colegii dvs., dar vă face să sunați prost în e-mailuri și documente. Data viitoare când vă simțiți ca și cum ați scrie

să vă alăturați unei echipe de tigru , platformă de ardere , competență de bază , cred că în afara casetei , ar trebui să găsești o modalitate mai clară de a te exprima. Este deosebit de important să eviți clișee când comunici cu oameni din afara lumii afacerilor Nu folosește cuvinte mari Scriitorii neexperimentați cred că folosirea cuvintelor mari va face conținutul lor mai bun. Un cuvânt "inteligent" este determinat de numărul mare de silabe pe care le are. Doriți să utilizați cuvântul

începând

în loc de

începeți sau utilizați în loc de folosiți ? Nu-i! Este întotdeauna mai bine să se bazeze pe un vocabular simplu. Scopul pentru voce activă Exemple pasive se concentrează asupra lucrurilor sau persoanei pe care a acționat, astfel încât cititorul să nu poată identifica în mod clar persoana responsabilă pentru acțiune. O voce pasivă adesea sună indirectă și plină de cuvinte, care este complet opusă principiilor de scriere a afacerilor. În loc de a spune "proiectul a fost prezentat de Michael", ar trebui să mergeți la "Michael a prezentat proiectul". mesaje mai scurte

În caz contrar riscați să pierdeți atenția destinatarului. Urmăriți cinci sau mai puține fraze, ceea ce ar face cititorul ușor să citească și să răspundă direct din telefonul smartphone. Dacă aveți multe lucruri importante de spus, încercați să programați o întâlnire sau o conferință video.

Nu utilizați prea multe semne de exclamare

Este bine să subliniezi un punct în scrierea de afaceri, dar folosirea prea multor semnale exclamă reduce impact.

Amintiți-vă: Nu puneți niciodată mai mult de un semn de exclamare la sfârșitul unei propoziții. Asta te face să apară nepoliticos.

Evitați să-ți dai curajul

Aceasta este cea mai comună slăbiciune a documentelor de afaceri. Nu trebuie să îndepliniți o cerință de lungime - zilele în care ați terminat colegiul. În loc să scrieți fraze lungi care diluează informațiile, urmăriți-le pe cele mai scurte care conțin mai multă esență în mai puține cuvinte.

Cunoașteți publicul dvs.

Dacă doriți să scrieți un e-mail adecvat, trebuie să înțelegeți ce știe clientul despre problemă te concentrezi pe. Trebuie să ajustați vocabularul, tonul și stilul scris al afacerii dvs., în funcție de public și de situația dvs.

Citiți conținutul cu voce tare

Consultați documentul sau mesajul înainte de al trimite unui destinatar. Acest lucru nu numai că vă va ajuta să vă îmbunătățiți stilul și claritatea, dar vă va permite, de asemenea, să găsiți greșeli, cum ar fi cuvinte lipsă, expresii repetitive și greșeli.

A se vedea și: Cum se scrie o declarație de misiune în 5 pași simpli

Amintiți-vă: scrisul de afaceri este o abilitate importantă de dezvoltat.

Ca persoană de afaceri, trebuie să lăsați întotdeauna o impresie bună. Scrierea unui e-mail confuz, fără structură și erori multiple, nu este cel mai bun mod de a realiza acest lucru. Indiferent cât de greu pare, scrierea de afaceri merită să lucrați. Sfaturile și instrumentele enumerate mai sus vă vor permite să vă exprimați prin scrierea mult mai eficientă.

Aveți alte sfaturi suplimentare? Ați folosit vreunul din aceste instrumente pentru a vă ajuta în scrierea afacerii dvs.? Spune-ne în comentarii.