Factura dvs. a fost respinsă: Top 8 sfaturi pentru facturarea corporațiilor

Închiderea unei înțelegeri cu o întreprindere sau cu un client corporativ reprezintă un impuls major pentru orice afacere, atât mică, cât și mare., este altceva în întregime.

Poate să meargă la fel de bine cum ați spera sau să ajungeți într-o mizerie totală. Totul depinde de modul în care facturați clienții dvs. Odată primită și înregistrată, factura declanșează o serie de procese care duc la câștigarea de bani în contul dvs. - cu excepția cazului în care ceva nu merge bine.

Cheia pentru a vă elibera facturile la timp este în detaliu. Următoarele sfaturi provin din cei doi ani în conturile de plată și conturile de încasat, urmând ca aceștia să vă economisească timp, bani și multă stres.

A se vedea de asemenea: Ce înseamnă conturile? Valorile dintr-un minut

1. Știți unde facturile dvs. merg de fapt

În timp ce se ocupă cu companii mari, trebuie să aveți în vedere faptul că Conturile plătibile sunt unul dintre primele procese care urmează să fie externalizate și automatizate. Și acolo unde există automatizarea, toleranța la eroare este aproape de nici una. Acest lucru este valabil și pentru facturile dvs.

Aceasta înseamnă că cineva dintr-o altă țară (și chiar și o altă fus orar) poate să vă plătească facturile. Indiferent dacă este vorba de o terță parte sau de un centru de service partajat, standardele de calitate sunt riguroase. Ei nu vor ezita să respingă o factură, în special de la un mic vânzător, cu cea mai mică bănuială că ceva este oprit. Ceea ce ți-ar părea un detaliu trivial ar putea avea repercusiuni serioase asupra partenerului extern în cazul unui audit.

Mai mult, AP funcționează cu un volum mare de documente și fiecare dintre ele este evaluată foarte rapid. Nu există timp pentru analizarea detaliată a fiecărei facturi - este corectă sau nu, și asta este. Asigurați-vă că facturile dvs. sunt acceptate și aprobate imediat. Cum? Ei bine, respectând!

2. Unghii de la început

Majoritatea problemelor de plată pe care le-am văzut ar fi putut fi ușor evitate prin simpla urmărire a cerințelor de facturare ale clientului. Cu toate acestea, cu cât mai mulți oameni implicați în stabilirea afacerii, cu atât mai mare este șansa ca aceste informații să fie pierdute.

Reprezentanții de vânzări sunt adesea cei care primesc instrucțiunile de facturare, dar deoarece se concentrează mai mult pe asigurarea de noi clienți, formalitățile care vin după.

Asigurați-vă că vânzările și facturarea sunt pe aceeași pagină. Nu așteptați până când factura este trecută pentru a verifica dacă a fost emisă corect.

A se vedea de asemenea: Când face finanțarea facturii? Păstrați facturile dvs. ușor de citit

Dacă trimiteți facturi electronice sau pe suport de hârtie, acestea sunt cel mai probabil scanate la început și redirecționate către un software de citire a facturilor. Contabilul AP verifică în continuare.

Aici se pot întâmpla multe lucruri greșite. În primul rând, aceste aplicații nu sunt bune la citirea culorii. S-ar putea să fii tentat să îți îmbogăți facturile cu culori diferite, dar e mai bine să le păstrezi simplu. Având tot textul și numerele în negru este o necesitate.

În plus, nu scanați singuri facturile - imaginea care rezultă în sistemul clientului este sigur că nu poate fi citită. Cea mai bună cale este să generați un PDF.

În al doilea rând, asigurați-vă că detaliile esențiale (data facturii, data scadenței, numărul, numărul PO, numele companiei și adresa, sumele și cotele de impozitare) se remarcă. Ele trebuie să fie ușor de observat la prima vedere. În caz contrar, factura ar putea fi respinsă imediat, chiar dacă informațiile există.

4. Bill entitatea potrivită

Cu cât compania este mai mare, cu atât mai multe entități vor avea. Cu excepția cazului în care formularul de comandă indică altfel, facturați unitatea cu care faceți efectiv afaceri.

Mulți furnizori tind să își adreseze facturile la sediul central atunci când aveți dubii cu privire la adresa corectă de facturare. AP îi va respinge și va cere să retrimiteți documentul cu detalii corectate.

În plus, nu reduceți niciodată numele companiei sau adresa acesteia. Unele țări (Singapore, de exemplu) au reguli foarte stricte în ceea ce privește acest lucru și AP ar putea să nu accepte facturi cu abrevieri sau detalii lipsă.

Acest lucru s-ar părea absurd, dar uneori trebuia să resping facturile care aveau un număr în adresa clientului. Utilizați exact ceea ce ați fost furnizat de către partenerul dvs. de afaceri.

Consultați de asemenea: Cum se prognozează fluxul de numerar

5. Respectați comanda de achiziție

Clienții dvs. vor avea cel mai probabil un număr de comandă (sau "PO") pe factură. Asigurați-vă că ați verificat dacă este cazul și dacă respectați toate informațiile incluse în PO.

PO este ceea ce AP caută mai întâi pentru că facturile rezervă utilizând acest număr. Dacă nu este acolo sau este greu de remarcat, factura ar putea fi respinsă și ar putea fi ratată. Urmăriți perioada financiară acoperită de PO și disponibilul disponibil. Trimiterea unei facturi la o expediere sau expirarea fondurilor va întârzia plata cu zile, dacă nu cu săptămâni. Acest lucru este deosebit de problematic în timpul tranziției de la un an / trimestru fiscal la altul.

Este de asemenea o bună practică de a păstra o PO pe o singură factură. Ar putea fi mai convenabil să includeți mai multe PO-uri într-un singur document, dar va fi mult mai dificil pentru AP, mai ales atunci când există o problemă cu unul dintre ele.

6. Bill în valuta potrivită

Diferența monetară este un alt motiv comun pentru plățile întârziate, în special atunci când se tranzacționează cu entități străine. Fiți foarte atenți atunci când faceți acest lucru.

Unele țări, precum India, fac extrem de dificilă procesarea transferurilor bancare în valută străină. Am văzut plăți târgate luni de zile datorită acestui fapt, rezolvată doar prin emiterea unei comenzi noi.

În cazul în care facturați clientul într-o altă valută decât cea locală, este posibil să aveți nevoie să oferiți echivalentul sumele incluse pe factură, inclusiv și fără taxe.

A se vedea și: Cele 7 metrici cheie Fiecare proprietar de companie trebuie să monitorizeze

7. Revizuiți periodic agenda dvs.

Menținerea contactelor actualizate este de o importanță crucială, mai ales atunci când nu vă facturați frecvent clienții. Întreprinderile mari își îmbunătățesc întotdeauna procesele și sistemele de gestionare a datelor, ceea ce duce adesea la schimbarea adreselor de e-mail.

De obicei, aceștia comunică în prealabil, dar e-mailurile automate se pot pierde cu ușurință în căsuța de e-mail sau filtrate ca spam. Dacă trimiteți facturi la un e-mail personal, asigurați-vă că includeți o adresă generală de finanțare sau de contabilitate în CC. Oamenii vin și pleacă, astfel încât să nu faci greșeala de a ajunge la cineva care nu mai este cu compania.

De asemenea, contabilii AP nu ar putea verifica mesajele primite cât de des ar dori. Trimiterea facturilor prin intermediul canalelor generice va asigura că acestea sunt tratate în intervalul de timp standard.

8. Urmăriți-vă cu un zâmbet

Ori de câte ori urmăriți cu AP o factură respinsă sau o plată întârziată, prietenia dvs. va dura mult. Desigur, aveți dreptul să cereți banii la timp, dar luați un ton negativ cu un funcționar AP nu va ajuta.

Problema nu este probabil vina lor. Este mult mai probabil ca dvs. să faceți o mișcare suplimentară dacă vă arătați empatie și bunătate. Munca lor este extrem de luminoasă, tratându-i astfel ca oameni, mai degrabă decât mașini, va lucra în favoarea ta.