Proprietarii de întreprinderi mici, începeți urmărirea valorilor dvs. financiare

Conținutul acestui articol se bazează pe un interviu realizat în octombrie 2014 cu Sabrina Parsons, CEO al Palo Alto Software

Pentru mulți proprietari de afaceri mici - pasiunea sau hobby-ul într-o măsurătoare și numere de urmărire a afacerii este o corvoadă.

Dacă nu sunteți un contabil și nu aveți un fundal în afaceri sau o afinitate naturală pentru numere, afacerea "în zbor și, probabil, ignorarea acelor" numere oribile "până când va veni timpul să depuneți impozite.

În timp ce aceasta poate fi cea mai bună abordare pentru a vă face rapid și rapid, este de asemenea o abordare care, pe termen lung, ar putea fi în detrimentul creșterii și chiar supraviețuirii afacerii dvs.

Potrivit unui studiu realizat de Asociația pentru întreprinderile mici, 28% dintre întreprinderi nu reușesc din cauza unor probleme cu structura financiară a companiei, inclusiv păstrarea înregistrărilor minime de contabilitate.

Dacă nu țineți cont Înregistrarea banilor care circulă în și din afacerea dvs., ați putea fi în dificultate.

O imagine clară a modului în care desfășoară afacerea dvs. și ce ar trebui să urmăriți zilnic nu va ajuta doar să vă culcați mai bine noaptea, dar vă va ajuta să luați o abordare proactivă, mai degrabă decât reactivă, pentru gestionarea afacerii dvs., ceea ce înseamnă că aveți mai mult timp să depanați înainte ca lucrurile să meargă greșit și, bineînțeles, mai mult timp pentru a planifica succesul.

Cele mai simple metrici financiare sunt cele mai importante pentru a urmări.

Sabrina Parsons, directorul executiv al Palo Alto Software, recomandă ca, înainte de orice altceva,

, să vă familiarizați cu valorile financiare cheie. Aceasta va include lucruri cum ar fi valori ale fluxului de numerar și valori diferite ale valorii financiare. Câteva întrebări ar putea să vă obișnuiți să întrebați:

Câți bani faceți într-o zi? O săptămână?

• Există zile ale săptămânii în care faci mai mult?
• Poți să îți dai seama de punctul tău de echilibru, astfel încât să îți poți oferi o țintă zilnică de venit?
• Ideea aici este în cele din urmă să devii așa familiarizat cu numerele, în acea zi de zi sau săptămână de săptămână, poți să spui "Oh, trebuie să fac mai mult de 1.000 de dolari săptămâna aceasta. Ce pot face? Există, totuși, posibilitatea de a-mi plăti facturile mai repede? "

De ce să gestionăm metrici?

Motivul pentru care, la Palo Alto Software, am pus atât de mult accent pe urmărirea numerelor de afaceri,

procesul de luare a deciziilor care este mult mai ușor. Aceste date ar trebui să vă ajute să vă dați seama de veniturile pe care trebuie să le efectuați pe zi, când să vă păstrați vânzările și dacă trebuie sau nu să aplicați o taxă târzie pentru clienți care iau prea mult timp pentru a plăti facturile.

Cel puțin, fiecare proprietar de afacere ar trebui să aibă o manevră bună în ceea ce privește valorile financiare de bază, inclusiv fluxul de numerar, punct de pauză și bani la îndemână, precum și alte valori de bază zile pentru a vă plăti, cheltuieli etc.

Acestea sunt câteva dintre valorile financiare pe care ați dori să le familiarizați:

O captură pe ecran a unei porțiuni din tabloul de bord - tabloul de bord de gestionare a afacerii inclus în LivePlan.

Cu toate acestea, Sabrina avertizează companiile că ideea nu este de a urmări totul:

" Nu doriți paralizie de analiză sau să mergeți nebun metric. Trebuie să rețineți că nu puteți gestiona o sută de valori diferite. Deci, trebuie să țineți cont de cele mai importante - financiare - și odată ce deveniți mai sofisticate, treceți la valori suplimentare precum metricile de marketing prin e-mail: rata de clic, rata deschisă, dezabonările etc.

Apoi puteți trece la lucrurile care vă ajută să înțelegeți ceea ce fac clienții dvs.: metrici care înconjoară clienții repetați și noi, valori care înconjoară costurile pe care le achiziționați pentru achiziționarea unui client sau pentru a servi un client curent, valori care cuprind datele din căruciorul dvs. de cumpărături. "

Numai începeți să treceți dincolo de indicatorii financiari cheie (Indicatori cheie de performanță) atunci când vă simțiți confortabil.

Sabrina sugerează urmărirea și abordarea acestor valori financiare timp de trei până la șase luni înainte de adăugarea altora. Și când adăugați valori suplimentare, fiți foarte atenți la alegerea câtorva la un moment dat. Începeți cu cele care pot aduce cea mai mare valoare afacerii

Urmăriți lucrurile care vă vor permite să acționați

O parte din motivul pentru care mulți proprietari de afaceri nu urmăresc valorile lor, nu înțelegeți cum vor ajuta aceste numere.

De aceea vă recomandăm să începeți cu valorile financiare de bază. Acest lucru vă va ajuta să înțelegeți cum să luați măsuri în funcție de ceea ce vă spun numerele.

De exemplu, dacă trimiteți facturi, puteți vedea ce sunt zilele reale de plată, apoi comparați-le cu valorile de referință ale industriei, ar trebui să vă dați o idee dacă sunteți sau nu pe drumul cel bun. Și dacă nu sunteți, puteți lua măsuri și pe baza acestor informații. Poate că puteți începe să apelați și să cereți clienților să efectueze o plată sau puteți implementa o taxă de plată întârziată.

Destul de mult oricine poate lua măsuri pe valori precum fluxul de numerar sau punctul de rentabilitate. înțelegeți ceva la fel de simplu ca fluxul de numerar, ați putea fi într-o lume a rănii.

Sabrina spune: "60% dintre întreprinderile mici care nu reușesc să fie de fapt profitabile. Pur și simplu au rămas fără bani. Nu le puteau plăti facturile. Și anecdotal, de nouă ori din zece, când o afacere închide ușile, au rămas fără numerar. Dacă ar avea bani, ar fi putut schimba ceva. "

Întreprinderile de servicii au această problemă, deoarece nu iau imediat bani. În schimb, ele facturează și așteaptă la plată

Înțelegerea modului în care această întârziere vă afectează este esențială

Dacă nu, puteți să vă scoateți din afacere, mai ales dacă trebuie să plătiți muncitorii și să nu- Urmăriți măsura fluxului de numerar (conturile plătibile) vă va oferi un număr pe care îl puteți înțelege și apoi o comparați cu alte companii din industria dvs. pentru a vedea unde vă aflați. Cum să urmăriți cu ușurință valorile financiare cheie:

1. Utilizați o soluție contabilă

Dacă nu utilizați deja o soluție de contabilitate, acesta este un loc bun pentru a începe, dacă doar pentru a vă asigura că vă aflați în partea de sus a datelor necesare pentru a depune taxe.

Prea mulți oameni nu își urmăresc numerele sau se bazează pe Word sau Excel pentru a face acest lucru, ceea ce înseamnă că de fiecare dată când vor să vadă ce se întâmplă în afacerea lor, trebuie să ruleze un raport manual sau să-și petreacă timpul creând noul grafic sau diagramă.

Aici găsim o soluție contabilă mai ușoară. Și, bineînțeles, dacă ceva este mai ușor, este mult mai probabil să rămâi în picioare.

Dacă sunteți o afacere de servicii și doar facturați clienți, puteți încerca ceva de genul Freshbooks. Altfel, dacă operați o afacere mai complicată, Xero sau Quickbooks Online sunt locuri bune pentru a începe.

2. Utilizați un tablou de bord de gestionare a afacerii

Odată ce ați obișnuit să urmăriți numerele financiare cheie ale afacerii (sau chiar să vă obișnuiți să faceți acest lucru), puteți trece la utilizarea unui instrument LivePlan, care va

O diferență esențială între software-ul contabil și LivePlan este că acesta din urmă vă oferă o imagine de ansamblu largă și imediată a modului în care merge lucrurile.

Într-o soluție contabilă, fiecare raport trebuie să fie difuzat separat și poate compara doar între două perioade. De exemplu, iulie-septembrie comparativ cu datele prognozate, sau iulie-septembrie versus anul precedent.

Și, în software-ul contabil, adesea ajungeți doar la compararea "numerelor" sau datelor tabulare. Dacă doriți un grafic, va trebui să-l exportați pentru a excela.

Prin comparație, LivePlan are un tablou de bord care afișează instantaneu 14 rapoarte și care, de asemenea, vă permite să trasați în orice număr și să afișați un raport care poate compara mai multe perioade de timp. De exemplu, câștigurile curente în comparație cu câștigurile din anul precedent comparativ cu veniturile prognozate - toate într-un singur tabel

O captură pe ecran a defalcării veniturilor, așa cum se vede în tabloul de bord LivePlan.

Mai mult decât atât, aceste rapoarte pot fi transformate în imagini vizuale, deci dacă nu sunteți o persoană cu numere sau dacă doriți să vedeți vizual tendințele afacerii, puteți analiza raportul ca pe un grafic sau pe o diagramă.

Sabrina Parsons: "O mulțime de oameni se tem de numere, deci aceste imagini sunt importante."

Pe lângă faptul că vă permite doar să comparați câteva perioade, o parte a problemei care utilizează doar un software de contabilitate este că trebuie să știți ce este important.

Cu software-uri precum LivePlan, nu trebuie să alegeți o anumită valoare. Acesta afișează automat toate numerele pe care trebuie să le vedeți pe tabloul de bord, astfel încât să puteți obține o prezentare rapidă a modului în care desfășoară afacerea dvs. Dacă doriți să accesați mai multe detalii, puteți face clic pe oricare dintre diagrame. Și, pentru mai multe detalii, dacă ați conectat LivePlan la software-ul dvs. de contabilitate, puteți merge în această pentru a găsi exact numerele care vă arată de ce veniturile sunt în sus sau în jos.

Punctul aici nu este de a vă vinde pe orice, dar pentru a vă face să vedeți că dacă veți urmări cât mai ușor posibilitățile dvs. cheie financiare, veți putea lua decizii rapide și informate și veți avea o abordare proactivă în gestionarea afacerii dvs.

Mesajul lui Sabrina tuturor proprietarilor de afaceri:

"Cu cât urmăriți mai mult, cu atât mai mult veți urmări. Cu cât vedeți mai multe date și realizați cât de util este atunci când vine momentul să luați deciziile, cu atât va fi mai ușor să luați deciziile. "

Alte resurse pe care le considerați utile sunt: ​​ Cele 5 metrice pe care trebuie să le urmăriți pentru ca abonamentul dvs. să reușească

Cele mai importante 6 metrici web pentru a urmări site-ul dvs. de afaceri

• Cele mai bune 10 instrumente pentru urmărirea valorilor dvs. Web
• Ce parametri urmăriți?
• Sunteți de acord cu

fiecare afacere este diferită și, ca atare, va fi necesar să urmăriți numere diferite. începând cu valorile financiare de bază? Ce metrici credeți că sunt esențiale pentru a vă supraveghea?

Ați modificat valorile măsurate în timp?