5 Sfaturi pentru selectarea software-ului de contabilitate de afaceri

În trecut, menținerea cărților pentru o afacere însemna înregistrarea de figuri într-o cotieră de hârtie. Nu mai. În prezent, întreprinderile de toate dimensiunile folosesc software-ul contabil pentru a-și urmări veniturile, precum și pentru a prognoza vânzările și a gestiona inventarul.

Software-ul de contabilitate de afaceri reduce semnificativ potențialul de eroare umană care vine cu contabilitatea pe hârtie și vă poate permite accesați informațiile critice doar la câteva apăsări de taste.

Dar cu atât de multe opțiuni disponibile, găsirea software-ului contabil adecvat pentru afacerea dvs. poate fi dificilă. Mai jos sunt cinci sfaturi pentru a vă ajuta să găsiți software-ul care va servi cel mai bine nevoilor întreprinderii dvs.

1. Luați în considerare atât nevoile dvs., cât și aptitudinile dvs. de contabilitate

Cel mai bun pariu pentru găsirea software-ului contabil adecvat este să vă uitați la modul în care operează afacerea dvs. și apoi să luați în considerare cu atenție diferitele tipuri de software de pe piață. Dacă afacerea ta face câteva milioane de dolari pe an, va avea nevoi contabile foarte diferite decât una care face mai puțin de 50.000 de dolari. Aveți o varietate de opțiuni atunci când vine vorba de produse software de contabilitate, inclusiv cele concepute special pentru întreprinderile mici și mijlocii.

În funcție de industrie, vă recomandăm să luați în considerare un software specializat conceput pentru a ajuta companiile în cadrul dvs. de nișă. De exemplu, există aplicații personalizate pentru întreprinderi în sectorul de producție, pentru comercianți cu amănuntul și restaurante, precum și pentru multe alte tipuri de întreprinderi comerciale.

Realizarea cercetării dvs. este importantă, deoarece aplicația pe care o alegeți va avea un impact direct asupra modului în care veniturile este gestionat. De asemenea, este important să se considere că, deși software-ul contabil poate face sarcina de a ține cărțile mai ușoare, aceasta necesită în continuare o anumită cantitate de cunoștințe financiare. Oricât de sofisticată ar putea fi o aplicație, aceasta este doar o unealtă. Cei care folosesc software-ul trebuie să știe ce să facă cu el.

2. Uită-te la aplicațiile din cloud

Cu cloud computing devenind o influență mai proeminentă în afacerile moderne, este important să nu respingem numeroasele aplicații de contabilitate online disponibile.

Aplicațiile Cloud vin cu o varietate de beneficii. Acestea pot fi accesate din orice locație cu o conexiune puternică la Internet și nu aveți nevoie să achiziționați licențe sau servere pentru a le rula. Instalarea actualizărilor și a patch-urilor se face la sfârșitul serverului, astfel încât dumneavoastră și personalul IT nu trebuie să vă faceți griji cu privire la actualizarea software-ului. Aplicațiile din cloud pot fi accesate utilizând o tabletă, un laptop sau un smartphone. Mai mult, înregistrările dvs. sunt păstrate în siguranță într-un centru de date, departe de locația fizică a companiei dvs. acest lucru asigură siguranța acestora în cazul unui dezastru local sau al altui eveniment distructiv.

Un alt răsucire în contabilitatea cloud: unele software-uri de management al afacerii bazate pe nor (cum ar fi LivePlan) sunt integrate cu software-ul contabil (cum ar fi QuickBooks Online). Deci, dacă abilitatea de a accesa informațiile dvs. financiare de oriunde cu o conexiune la internet (mai degrabă decât doar să o puteți vedea în biroul dvs.) este atrăgătoare pentru dvs., analizați aplicațiile de afaceri bazate pe cloud care oferă integrare cu software-ul contabil pe care îl preferați.

3. Țineți cont de buget

Există software de contabilitate de afaceri disponibil pentru toate bugetele. Aplicațiile generale pentru o bază de utilizatori mai largă pot fi descărcate gratuit sau cumpărate de pe raft la un preț mai mic.

Cu toate acestea, cu cât software-ul este mai specializat, cu atât este mai scump, deoarece baza de utilizatori pentru software specializat este de obicei relativ mică. Dacă doriți ceva specific industriei dvs. sau personalizat pentru compania dvs., trebuie să fiți pregătit să plătiți o primă.

4. Acordați atenție funcțiilor de adăugare

Suplimentele adaugă o funcționalitate suplimentară unei aplicații de contabilitate de afaceri. De exemplu, acestea vă pot permite să accesați software-ul de la distanță, să acceptați plăți online și să integrați software-ul contabil cu software-ul dvs. de comerț electronic. Există, de asemenea, programe de completare care fac software-ul contabil compatibil cu software-ul fiscal.

5. Luați decizia cu ajutorul contabilului dvs.

Contabilul dvs. poate prefera să alegeți o aplicație compatibilă cu cea pe care o utilizează. Fiecare afacere este diferită; contabilul dvs. este în cea mai bună poziție pentru a oferi o opinie educată despre care dintre ele este cea mai bună alegere pentru întreprinderea dvs. particulară. Contabilul dvs. poate chiar să vă ajute să configurați software-ul pe care îl alegeți.

Indiferent de software-ul de contabilitate de afaceri pe care îl alegeți, amintiți-vă că nu vă angajați în viață pentru că majoritatea software-urilor permit o formă de conversie. Cu toate acestea, decizia nu trebuie făcută cu ușurință. Cu siguranta nu vrei sa faci un angajament fata de o aplicatie si sa incepi sa investesti timp in ea doar pentru a descoperi ca trebuie sa treci la alta cateva luni mai tarziu.