Cum să vă pregătiți afacerea înainte de a se impozita?

Impozitarea afacerilor poate fi dificila pentru noii angajati. În acest articol, voi împărtăși modalități mai inteligente și mai rapide pentru a vă înregistra cheltuielile și pentru a urmări veniturile și alte documente importante pentru taxele dvs. Fiecare dintre aceste sfaturi este ușor de implementat și ar trebui să vă ajute să faceți timpul de impozitare o briză!

Sfat # 1: Utilizați software-ul contabil pentru a ține evidența cheltuielilor de afaceri

Unul dintre lucrurile pe care mulți proprietari de afaceri mici se luptă În cazul în care nu utilizați un program de contabilitate cum ar fi QuickBooks sau Xero, vă pregătiți pentru eșecul timpul de taxare. Sunt o CPA și cred că sau nu, folosesc QuickBooks pentru a-mi face cărțile și pentru a mă pregăti pentru sezonul fiscal. Acest lucru îl face mult mai ușor și vă asigură că țineți evidența exactă a veniturilor și cheltuielilor dvs. Dacă vă aflați mereu în modul "catch-up" când vine vorba de cărțile dvs., atunci trebuie să investiți în software-ul contabil.

Sfat # 2: Utilizați categoriile de cheltuieli în software-ul dvs. de contabilitate

Categoriile de cheltuieli sunt doar o modalitate pentru a grupa achizițiile pe care le faceți pentru afacerea dvs. De exemplu, articolele de birou, restaurante și benzină sunt categorii de cheltuieli. Acestea vă pot ajuta să urmăriți mai bine cheltuielile furnizorilor, decât să configurați fiecare furnizor pentru achizițiile de zi cu zi.

Motivul este că vă va permite să introduceți cheltuieli mai repede. Acest lucru vă va economisi timp și vă va permite să urmăriți numai cele mai importante informații necesare în scopuri fiscale.

Să urmărim un scenariu pentru a vedea cum ar funcționa acest lucru:

Ca proprietar de firmă, probabil că veți achiziționa consumabile de birou pentru afacerea dvs. Să sperăm că nu ești ca un puști din magazinul de bomboane care să privească toate pisoarele și notebook-urile strălucitoare de pe rafturi. Mai mult decât atât, veți achiziționa numai consumabilele de birou necesare dintr-un magazin de birou, cum ar fi Office Depot sau Staples, dar puteți achiziționa și articole de birou din alte locuri cum ar fi Costco sau Target.

Când sunteți gata să înregistrați aceste achiziții în software-ul contabil, setați-l astfel:

Nu

• creați patru furnizori în QuickBooks (sau alternativa QuickBooks) pentru Office Depot, Staples, Costco și Target. furnizor de servicii de birou numit "achiziții de servicii de birou" sau "consumabile de birou" și codificați toate achizițiile de furnizare de birouri la vânzătorul "furnizor de birouri". În tabelul de mai jos am inclus câteva exemple de achiziții de zi cu zi pe care le puteți crea categorii în locul furnizorilor.
• Majoritatea proprietarilor de afaceri nu trebuie să țină evidența sumelor pe care le cheltuiesc cu fiecare furnizor pe care îl achiziționează de la produse de birou, benzină și prânzuri de client. Credeți sau nu, IRS nu necesită să vă urmăriți cheltuielile de genul acesta.

În plus, situațiile financiare cheie pe care le utilizați pentru a determina sănătatea afacerii dvs., cum ar fi declarația de profit și pierdere, vor lista categoriile de cheltuieli "Consumabile de birou" și nu vânzătorii specifici achiziționați; acesta este un alt motiv pentru care nu este nevoie să vă urmăriți cheltuielile de către vânzător.

Sunt un instructor contabil adjunct și predau și QuickBooks. Așa cum explicam acest concept într-una din clasele mele, o mână a ieșit imediat. La început, m-am gândit că studentul va încerca să mă provoace din cauza faptului că IRS de fapt cere ca tu să-ți urmărești cheltuielile în acest fel - poți să spui că se întâmplă acest lucru des? Cu toate acestea, elevul sa dovedit a fi proprietarul francizei unui birou local H & R Block. El mi-a susținut cererea de 100%. El a spus clasei că în pregătirea declarațiilor fiscale pentru proprietarii de afaceri, el adesea împărtășește sfaturi ca acesta. El a continuat să spună că la sfârșitul zilei dacă IRS dorește acest nivel de detaliu, puteți întotdeauna să primiți chitanța. Din fericire, am o soluție excelentă pentru dvs., care scapă de încasările pe care le-ați umplut în cutia de vestigii a mașinii dvs. și cu căsuța de pantofi iubită, deci continuați să citiți

Sfat # 3: Utilizați rezumatele anuale de cărți de afaceri

În primul rând, fiecare proprietar al unei întreprinderi mici ar trebui să creeze un cont de verificare separat (niciodată

utilizat pentru cheltuieli personale), astfel încât să puteți identifica cu ușurință veniturile și cheltuielile care pot fi raportabile și / sau deductibile în scopuri fiscale.

Dacă nu faceți acest lucru, va fi dificil să țineți evidența cheltuielilor legitime de afaceri care ar putea fi eligibile pentru deduceri fiscale față de cheltuielile personale, care nu sunt.

Dacă aveți atât cheltuieli de afaceri, cât și cheltuieli personale în același cont bancar, va trebui să treceți prin declarațiile dvs. bancare și să includeți numai cheltuielile aferente afacerii dvs. în software-ul dvs. contabil. Acest proces manual de separare a cheltuielilor personale și de afaceri este atât de obositor încât îți promit că vei fi gata să fugi la cea mai apropiată bancă pentru a stabili acel cont de afaceri pentru a evita să treci prin următorul an fiscal! Înainte să știi, 15 aprilie va fi aici. În cazul în care timpul impozit scade pe tine în fiecare an, verificați aceste patru sfaturi de planificare fiscală fiecare întreprindere mică ar trebui să pună în aplicare. Cu toate acestea, dacă vă aflați în urmă cu introducerea cheltuielilor dvs. în software-ul dvs. contabil, o modalitate de a obține aceste cheltuieli încheiate rapid este de a utiliza rezumatul anual pe care companiile de cărți de credit le furnizează la începutul lunii ianuarie. acesta sumarizează toate achizițiile dvs. pe categorii de cheltuieli. Puteți utiliza aceste numere pentru a vă însuma cheltuielile totale pentru fiecare categorie. Mai jos este o imagine a modului în care va arăta în general. După cum veți vedea, majoritatea categoriilor vor fi similare cu cele pe care le-ați configurat deja în software-ul dvs. de contabilitate:

Un dezavantaj în utilizarea unei sinteze ca aceasta este că nu veți putea introduce data exactă a fiecărei achiziții. În marea schemă a lucrurilor, acest lucru este minor, dar nu este ceva de care ar trebui să vă obișnuiți. Rețineți că aceasta este o soluție pe termen scurt, astfel încât să puteți înregistra cheltuielile dvs., să generați situații financiare și să depuneți aceste taxe la timp! Dacă achiziționați active fixe pe parcursul anului, este important să aveți o dată de achiziție specifică, deoarece este o componentă cheie în calcularea cheltuielilor cu amortizarea care sunt deductibile în scopuri fiscale.

Sfat # 4: Du-te fără hârtie

fi primul care admite că conceptul de "fără hârtie" a sunat mereu bine, dar a fost greu pentru mine să îmbrățișez - la început. În calitate de contabil, sunt un mare susținător al documentației. Așa cum se spune în dramaturgia mea legală legată, Law & Order, "este vorba despre ceea ce puteți dovedi." Aceasta pare a fi și motto-ul IRS.

Cu tehnologia actuală, este mult mai ușor să creați copii electronice ale încasărilor și alte documente financiare pe care le obișnuise să le depozitați într-un dulap fizic. E timpul să scăpăm de dulapurile de depozitare cu praf care se ocupă de spațiu și migrează într-un sistem electronic de depozitare. Este mult mai ușor să localizați documentele stocate pe computer (sau în cloud) decât să amestecați prin dosarele de fișiere.

Dar cum organizați toate aceste fișiere? Puneți mari întrebări. Vă recomandăm să utilizați un sistem online de stocare în cloud, cum ar fi Dropbox. Aveți posibilitatea să creați un dosar pentru anul (2017) și apoi un subfolder pentru fiecare categorie de cheltuieli (de ex., Consumabile de birou, mese, combustibil). Descărcați aplicația pe dispozitivul mobil astfel încât, în timp ce sunteți afară și despre dvs., puteți scana cu ușurință chitanțele, salvați-le în dosarul din dreapta și aruncați acea chitanță de hârtie! Nu mai aveți încasări în buzunar sau în portofel pentru a vă ocupa mai târziu.

Dacă nu sunteți convins, puteți face pași de copil pornind într-o zonă, dar vă promit că odată ce implementați conceptul "fără hârtie" nu va reuși să scape suficient de repede de acele dulapuri de depozitare. Mai jos, găsiți câteva strategii pe care le puteți implementa pentru a vă deplasa spre modelul "fără hârtie":

Încasări de scanare

Eliminarea încasărilor este una dintre cele mai frecvente greșeli ale întreprinderilor mici. Nu ratați o deducere fiscală pentru că ați scăpat de chitanță. Există mai multe aplicații pe piață care vă vor permite să scanați chitanțele. Neat și Shoeboxed sunt ambele aplicații excelente care se vor integra cu un software de contabilitate, cum ar fi QuickBooks sau Xero, astfel încât să puteți elimina complet datele de intrare!

Descărcați facturile de la furnizori

În zilele noastre majoritatea furnizorilor vă vor oferi opțiunea de a primi facturile prin e-mail sau vă permit să le descărcați direct de pe site-ul lor. Vă recomandăm să nu vă mai trimiteți facturile facturate către dvs. și să începeți descărcarea facturilor. Acest lucru vă va permite să economisiți timp prin faptul că nu trebuie să îl scanați mai întâi; puteți salva cu ușurință factura în dosarul dvs. electronic sau o puteți încărca în software-ul dvs. de contabilitate în doar câteva minute.

Bonus - dacă utilizați Xero, acestea au o caracteristică interesantă numită fișiere alăturate. Acest lucru vă permite să încărcați facturile de furnizor la software, astfel încât să puteți avea informațiile chiar în fața dvs. atunci când sunteți gata să scrieți acea verificare.

Obțineți încasări PDF

În prezent, mai mulți comercianți se îndepărtează de hârtie chitanțe și oferindu-vă opțiunea de a primi text sau un e-mail cu chitanța dvs. atașată. Vă recomandăm să mergeți cu chitanța prin e-mail, deoarece este de obicei un document PDF descărcabil, în timp ce chitanța pentru mesaje text nu este posibilă. Puteți să trageți cu ușurință o fișă PDF într-un dosar electronic în mai puțin de un minut.

Descărcați toate declarațiile de card bancar sau de credit

Pentru cei mai mulți dintre dvs. care fac bancare online ca mine, brainer. Cu toate acestea, dacă mai primiți bancnote de hârtie sau de card, ar trebui să tăiați cordonul cel mai scurt. Acesta este unul din acele domenii în care puteți reduce la minimum șansele de furt de identitate.

Credeți sau nu, există oameni care fură identitatea oamenilor prin deschiderea corespondenței. Nu mai primesc nici un document cu informații financiare, cum ar fi declarațiile de card bancar sau de credit sau 401k sau alte informații de investiții prin poșta de melc.

Linia de fund

Credeți sau nu, timpul de impozitare poate fi de fapt o briză. Cheia pentru atingerea acestui obiectiv este de a înființa un sistem care să funcționeze pentru dvs. și să se țină de el. Pentru a începe, așezați deoparte câteva ore în prima săptămână a fiecărei luni pentru a vă asigura că ați scanat și ați depus toate chitanțele și facturile pentru luna precedentă. În același timp, finalizați procesul de reconciliere în software-ul dvs. contabil pentru toate conturile de card bancar sau de credit, pentru a vă asigura că echilibrul cărților dvs. bancare sau a cardurilor de credit și cărțile dvs. se potrivesc.

Asigurați-vă că ați pus acest lucru în calendar ca o întâlnire periodică cu cărțile dvs. "Încercați să alegeți, în general, o zi de lucru ușoară și una care aveți tendința de a avea o stare destul de bună (de exemplu, o vineri sau o sâmbătă dimineață). Dacă sunteți dispus să faceți munca pe tot parcursul anului, bordul nebun până la 15 aprilie va deveni un lucru din trecut.

Pentru mai multe informații despre pregătirea pentru sezoanele fiscale, asigurați-vă că verificați 4 lucruri pe care fiecare afacere mică ar trebui să le cunoască Despre taxe.