Programul de reținere a înregistrărilor |

Noi toți știm că trebuie să salvăm și să păzim dosarele noastre de afaceri. Și, după câțiva ani, constatăm că toate aceste înregistrări pe care le-am păstrat ocupă mai mult spațiu în dulapurile de fișiere decât spațiul de lucru pentru noi și pentru angajații noștri.

Vestea bună este că nu trebuie să ținem cu adevărat toate aceste înregistrări pentru totdeauna. Da, unii avem nevoie pentru a păstra pentru totdeauna. Unii păstrăm doar până când IRS își are drumul cu noi. Și unii trebuie doar să ne păstrăm timp de câțiva ani.

Spunând ce înregistrare trebuie păstrat, cât timp, este ceva mai greu. În mod corespunzător, aruncarea înregistrărilor temporare nu este la fel de simplă ca aruncarea hârtiei în coșul de gunoi.

Aici intră în joc Programul de reținere a înregistrărilor. Acest document enumără tipurile de înregistrări pe care le produce afacerea dvs. (financiare, personal, contracte, operațiuni etc.); identifică toate cerințele legale privind durata de păstrare a înregistrării și autoritatea care solicită, cum ar fi IRS sau Legea Sarbanes-Oxley; va nota cât timp înregistrarea este în general utilizată în mod activ în operațiunile de afaceri; și pot conține și alte informații, cum ar fi arătând că înregistrările conțin date personale de identificare sensibile; și dacă microfilmele sau copii scanate digital sunt alternative legale acceptabile pentru documentul de hârtie.

Căutați pe Internet și veți găsi o mulțime de informații despre programele de reținere a înregistrărilor și mostre, cum ar fi cea oferită de Millennium Records Management. Amintiți-vă, totuși, că un program de probă este doar o reprezentare generalizată a ceea ce arată. Programul de reținere a înregistrărilor va fi adaptat tipului de afacere în care vă aflați, în ce stare (state) și / sau în țările în care vă desfășurați activitatea, indiferent dacă sunteți în proprietate privată sau acțiuni de tranzacționare pe piața de valori, sunteți o instituție publică, să aveți contracte guvernamentale și o mulțime de alți factori.

Veți dori să colaborați cu contabilul dvs., cu avocatul dvs. juridic și / sau cu o societate profesională de gestionare a înregistrărilor pentru a vă dezvolta și a stabili a dvs.

Implementați oficial programul de reținere a înregistrărilor toată lumea din compania dvs. știe despre asta. Acest lucru vă ajută să vă asigurați că înregistrările dvs. vitale sunt de fapt păstrate în primul rând. Mai târziu, spuneți că aveți mai multe dulapuri de fișiere de facturi cu facturi. Programul de reținere spune că trebuie să le păstrați timp de 6 ani, dar experiența arată că într-adevăr intrați în ele doar 3 ani. Știind acest lucru, vă puteți elibera spațiul de birou / birou prin transferarea acestor înregistrări pentru a asigura stocarea în afara spațiului de stocare sau un mediu de stocare alternativ.

Odată ce aveți înregistrări care ajung la sfârșitul perioadei de păstrare, le puteți elimina. Dar, așa cum am spus, nu puteți să le aruncați pur și simplu în cutia de reciclare. Trebuie să aveți un proces stabilit pentru eliminarea lor. Da, trebuie să creați mai multă documentație pentru a scăpa de documentele vechi.

Veți dori ca oamenii care au generat înregistrările să semneze că nu mai au nevoie de înregistrări. Trebuie să rețineți că înregistrările au ajuns la sfârșitul perioadei de păstrare în conformitate cu Programul de reținere a înregistrărilor și verificați dacă perioada de păstrare a acestora nu a fost extinsă datorită auditurilor, litigiilor etc.

Veți dori să certificați când, cum, și de către cine, documentele au fost distruse. Acest lucru este mai ușor astăzi decât în ​​trecut, când am petrecut mai multe ore încărcând cutiile pe un doc de încărcare și hrănind hârtie într-un tocător lângă un gunoi. În ultimii ani, companiile mobile de mărunțire au proliferat. Ei vor conduce camionetele lor mari de camioane, vor trage cutiile la camion, te vor lăsa martorii distrugerii lor și îți vor da un certificat de distrugere.

Stabilirea, implementarea și urmărirea unui program de reținere a înregistrărilor va duce mult la asigurarea păstrării și menținerii documentelor vitale de care aveți nevoie pentru a continua activitatea. Și, într-un scenariu cel mai rău caz, ar trebui să fii prins în litigiu sau așa ceva, să dovedești că înregistrările tale sunt păstrate și distruse într-un proces documentat periodic, stabilit, aprobat și nu într-o miezul nopții arde în spatele hambarului o încercare de amator pentru a evita culpabilitatea și responsabilitatea sau a obstrucționa procesul legal.

Steve Lange

Editor senior

Palo Alto Software