ȘApte pași pentru o planificare de succes a proiectului

În ultimul timp, am făcut parte din mai multe echipe de proiect. Unele dintre aceste experiențe mi-au determinat să stau înapoi și să analizez procesul de planificare a proiectului pentru a înțelege modul în care poate fi îmbunătățită planificarea și implementarea managementului de proiect.

De ce proiectele gestionate de oameni talentați sfârșesc sau nu sunt finalizați? De ce echipele de proiect uneori simt că trag la o țintă în mișcare? Consider că lipsa planificării adecvate sau a eșecului de a crea o abordare sistematică poate fi fatală pentru proiecte.

Ce este planificarea proiectului?

Planificarea proiectului este procesul de definire a obiectivelor și scopului, obiectivele și etapele de realizare) și atribuirea sarcinilor și a resurselor bugetare pentru fiecare etapă. Un plan bun este ușor de împărtășit cu toți cei implicați și este foarte util atunci când este revizuit în mod regulat. Simpla descriere a unui plan și niciodată discutarea acestuia cu echipa dvs. este o rețetă bună pentru timpul și efortul pierdut.

Puteți să vă planificați proiectul într-un simplu doc ​​Google sau puteți utiliza software de management de proiect. Beneficiul utilizării software-ului de gestionare a proiectelor este că, de regulă, puteți să depozitați toate documentele și documentele livrate într-un singur loc și puteți evita pierderea unor discuții și decizii importante cu privire la e-mail sau la Slack void. Cu un instrument precum Basecamp, de exemplu, este ușor să urmăriți progresul și să urmăriți conversațiile și elementele care necesită colaborare cu câțiva oameni diferiți.

Dacă vă gândiți la gestionarea proiectului ca la o pornire rapidă, ar putea părea că totul durează prea mult timp la început. Dar, veți economisi timp și resurse dacă documentați planul de proiect chiar de la început și îl folosiți ca o foaie de parcurs pentru a vă menține pe dumneavoastră și pe echipa dvs. pe urmele dvs.

Aici sunt șapte chei pentru planificarea de succes a proiectului vă ajută să începeți.

1. Gândiți-vă la planul dvs. ca o foaie de parcurs pentru părțile interesate

Fiecare proiect are nevoie de o foaie de parcurs cu obiective clar definite care nu ar trebui să se schimbe după finalizarea primei faze a proiectului. Toate părțile interesate care beneficiază de rezultatul proiectului sau implicate în executarea proiectului ar trebui să fie numite și nevoile lor declarate în timpul procesului inițial de planificare a proiectului

Aceste părți interesate pot include:

• Managerul de proiect sau persoana responsabilă în final
• "clientul" care primește rezultatele - acesta poate fi cineva din echipa dvs. (intern) sau un client plătitor efectiv.
• Echipa, sau persoanele responsabile pentru orice tactică din care face parte planul.

Nu presupuneți că înțelegeți în mod automat nevoile și obiectivele fiecărei părți interesate. Înainte de a ajunge prea departe în documentarea planului proiectului, discutați cu aceștia pentru a vă asigura că într-adevăr înțelegeți proiectul, abilitățile și resursele tuturor membrilor echipei.

2. Păstrați proiectul într-o listă de rezultate

Elaborați o listă a tuturor rezultatelor. Această listă ar trebui să descompună proiectul mai mare în sarcini mai mici care pot fi atribuite anumitor membri ai echipei și trebuie să includeți termene limită estimate asociate fiecărui produs sau sarcină.

Asigurați-vă că înțelegeți și documentați procesul de aprobare pentru fiecare livrare. Dacă proiectul dvs. este pentru un client extern, asigurați-vă că sunteți în mod clar în procesul de aprobare internă, astfel încât să nu vă surprindeți de întârzieri sau să încetați să vă împiedicați prin opiniile concurente.

3. Discutați cu echipa dvs.

Identificați pe nume toate persoanele și / sau organizațiile implicate în fiecare livrare sau sarcină și descrieți detaliat responsabilitățile. În caz contrar, comunicarea necorespunzătoare poate duce la întârzieri și situații în care membrii echipei pot fi nevoiți să-și refacă munca.

Țineți o întâlnire de kickoff pentru a discuta cu echipa dvs. despre planul de atac intenționat. Întrebați-i să vă ajute să vă gândiți la cel mai bun mod de a face munca. Nu numai că acest lucru vă va ajuta să fiți mai eficient, ci vă va ajuta să obțineți buy-in-ul, deoarece vor avea mai multă responsabilitate asupra procesului. Utilizarea unui instrument de gestionare a proiectului, cum ar fi Basecamp, poate fi de ajutor pentru a ține toată lumea pe pistă și pentru a stoca documente și conversații într-un singur loc.

Dacă utilizați e-mailuri pentru a comunica despre proiecte, luați în considerare utilizarea unei soluții de e-mail pentru mesajele primite în echipă, care vă vor permite să alocați e-mailuri care necesită atenție legată de proiect membrilor echipei, după caz, decât să trimiteți nesfârșit discuții imense de conversație.. Identificați riscurile

Determinați riscurile implicate în proiectul dvs. Gândiți-vă ce veți face dacă ceva durează mult mai mult decât se aștepta sau dacă costurile sunt mult mai mult decât ați anticipat inițial

Nu este necesar să identificați un anumit mod de acțiune pentru fiecare rezultat negativ posibil, dar ar trebui să petreceți ceva timp cu echipa dvs., gândindu-vă ce ar putea merge prost. Apoi, puteți face cât puteți pentru a atenua aceste riscuri de la început, mai degrabă decât să fiți prinși în gardă mai târziu. Factorii de risc pot avea, de asemenea, o anumită influență asupra modului în care vă bugetați.

5. Creați un buget

Atașat la lista dvs. de etape și livrări ar trebui să fie informații despre costul proiectului și bugetul estimat. Rezistați nevoii de a aloca sume mari dolarului proiectelor mari, fără a identifica exact modul în care banii urmează să fie cheltuiți. Acest lucru va ajuta echipa să înțeleagă resursele cu care trebuie să lucreze pentru a-și face treaba. Atunci când vă stabiliți bugetul inițial, aceste numere pot fi mai degrabă intervale decât absolute.

Pentru anumite elemente, este posibil să fie nevoie să obțineți cotații de la câțiva diferiți furnizori. Poate fi util să documentați cu ușurință domeniul de aplicare convenit asupra proiectului în documentația dvs. bugetară, în cazul în care vă sfătuim să faceți modificări la proiectul mai amplu pe baza constrângerilor bugetare sau dacă vânzătorul dvs. nu livrează exact ceea ce vă așteptați. > 6. Adăugați repere

Utilizați lista dvs. de rezultate ca un cadru pentru adăugarea de repere și sarcini care vor trebui completate pentru a atinge obiectivul mai mare. Stabiliți termene rezonabile, luând în considerare productivitatea, disponibilitatea și eficiența membrilor echipei de proiect.

Gândiți-vă la etapele dvs. de lucru în cadrul SMART. Obiectivele dvs. trebuie să fie:

Specific:

Clar, concis și scris în limbajul pe care cineva l-ar putea înțelege.

• Măsurabilă: Utilizați numere sau limbă cantitativă. Evitați descrierile vagi care lasă succesul până la interpretarea personală, subiectivă
• Acceptabil: Obțineți buy-in de la părțile interesate cu privire la obiectivele, milestone-urile și livrările.
• dar nu stabiliți obiective imposibil de realizat. Este frustrant pentru echipa dvs. și pentru părțile interesate și ar putea întârzia în cele din urmă proiectul dvs. deoarece realizarea imposibilului costă mai mult și durează mai mult. În funcție de timp:
• Stabiliți termene concrete. Dacă trebuie să modificați termenele limită asociate obiectivelor dvs., documentați când și de ce ați făcut schimbarea. Evitați modificările stealth-sau editați termenele limită fără a vă notifica echipa și părțile interesate relevante. 7. Stabiliți linii directoare privind raportul de progres
• Acestea pot fi rapoarte lunare, săptămânale sau zilnice. În mod ideal, ar trebui creat un spațiu de lucru colaborativ pentru proiectul dvs. online sau offline, unde toate părțile pot monitoriza progresul. Asigurați-vă că aveți un document de planificare a comunicării cât de des veți actualiza părțile interesate cu privire la progres și cum veți partaja informații - cum ar fi o întâlnire săptămânală sau un e-mail zilnic. Utilizați cadrul pe care l-ați configurat atunci când ați identificat ghida rapoartele. Încearcă să nu recreezi roți și să pierzi timpul generând rapoarte noi de fiecare dată când trebuie să comunici progresul. Rețineți că utilizarea unui software de gestionare a proiectelor, cum ar fi Basecamp, poate ține părțile interesate în buclă fără să vă aglomereze căsuța poștală sau să pierdeți conversații în chat-urile lungi.

Secretul unei planificări și al unui management eficient al proiectului rămâne organizat și comunicând bine cu dvs. echipa și părțile interesate. Fie că decideți să utilizați software-ul de management al proiectelor sau nu, gândiți-vă unde și cum stocați toate materialele și resursele care se referă la proiectul dvs. - păstrați totul într-un singur loc, dacă puteți. Mult noroc!