Pentru a împărți sau a nu împărți? Menținerea evidenței pentru noi afaceri

Pornirea propriei afaceri este un prim pas extraordinar în lumea navei. De asemenea, este începutul relației dvs. cu IRS.

Sunteți obligat din punct de vedere legal să păstrați înregistrările financiare la îndemână pentru numele IRS. Cu toate acestea, care dintre ele ar trebui să vă mențineți, și care sunt doar niște dezavantaje în ceea ce privește birourile?

În serviciul online de contabilitate Bench, suntem experți în ceea ce privește nuanțele mai fine ale monitorizării financiare. În acest ghid, vom analiza care înregistrări trebuie să vă păstrați, cât timp trebuie să le păstrați și câteva metode eficiente pe care le puteți utiliza pentru a vă organiza înregistrările.

A se vedea și: Pot exprima acest lucru? Un contabil explică lumea înregistrărilor

Ce înregistrări fiscale trebuie să păstrez?

Dacă sunteți persoană care desfășoară o activitate independentă sau dacă dețineți o întreprindere mică, IRS vă cere să păstrați documentația care să susțină cererile de venit, deduceri, sau un credit care apare în formularul dvs. de returnare fiscală. Acest lucru dovedește că ați câștigat ceea ce ați spus IRS pe care l-ați câștigat sau cumpărați ceea ce ați spus IRS pe care l-ați cumpărat

În general, documentația pe care ar trebui să o păstrați include:

• Încasări
• Cecuri
• Cecuri anulate
• Facturi
• Dovada plăților
• Declarații financiare ale contabilului dvs.
• Declarații fiscale anterioare
• Formulare W2 și 1099
• din venit, deducere sau credit afișat în declarația dvs. fiscală

Țineți minte, aceasta nu este o listă completă. Natura și structura juridică a afacerii dvs. vor afecta înregistrările pe care trebuie să le păstrați pentru IRS.

Sarcina probei revine asupra dvs., proprietarului afacerii, pentru a vă furniza toate documentele necesare. Deci, atunci când începeți să țineți evidența, respectați acest principiu simplu: Păstrați totul.

În cazul unui audit, prima dvs. linie de apărare este încasările și înregistrările fiscale. Stocarea tuturor acestora vă va maximiza nivelul de protecție. De asemenea, păstrarea garanțiilor încasărilor vă va permite să solicitați orice deducere fiscală datorată.

A se vedea și: 7 obiceiuri de contabilitate Fiecare ar trebui să adopte

O posibilă excepție: regula de 75 $

Există unele cheltuieli pentru care nu aveți obligația legală de a păstra încasările. De exemplu, IRS nu vă obligă să păstrați chitanțe pentru călătorii (minus cazare), divertisment, cadouri sau transport, cu condiția să fie valabile următoarele:

• Cheltuielile, cu excepția cazării, sunt mai mici de 75 $
• Cheltuielile sunt pentru transport și o chitanță nu este disponibilă imediat

Totuși, rețineți că, în cazul unui audit, orice cheltuială poate fi pusă sub semnul întrebării - chiar și celor sub 75 USD.

Pentru mai multe informații, uita-te la liniile directoare ale IRS pentru a dovedi cheltuielile sub 75 de dolari.

A se vedea de asemenea: Calea de contabilitate a contabilității

Cât timp vă păstrați înregistrările fiscale

Regula de trei ani:

se înregistrează timp de trei ani de la data depunerii declarației sau de la data scadentă a returnării respective (oricare dintre acestea este mai târziu). Dacă vă depuneți întoarcerea mai devreme, este tratată ca și cum ar fi fost depusă la data scadentă.

Această regulă de trei ani ne revine prin Statutul de Limitări, perioadă în care tu, contribuabilul, îți poți amenda declarație fiscală sau în care IRS poate să auditeze declarația fiscală menționată. Odată ce termenul de prescripție expiră, nu mai sunteți obligat să păstrați înregistrări fiscale pentru acea perioadă.

Excepții la regula de trei ani:

Ca întotdeauna, există excepții de la această regulă. În unele cazuri, va trebui să vă mențineți la înregistrări mai lungi decât cele de trei ani ale Statutului de limitări. Excepțiile includ:

Datorii nerecuperabile și valori mobiliare fără valoare: Dacă ați dedus costul fiecăruia dintre aceste declarații fiscale, păstrați înregistrarea timp de șapte ani.

Venituri neglijate: venituri pentru IRS și sunt mai mult de 25% din venitul brut indicat la întoarcerea dvs., păstrați înregistrări timp de șase ani de la data depunerii sau data scadentă a returnării, oricare dintre acestea este mai târziu

Evidența angajaților: Înregistrările despre angajare ar trebui să fie păstrate la patru ani după ce impozitele de salarizare respective devin scadente sau sunt plătite, oricare dintre acestea este mai târziu.

Retururi frauduloase: Dacă completați un profit fraudulos mai bine țineți-o. Nu există nici un statut de limitare a returnărilor care induc în eroare IRS

Evidența proprietății: Ar trebui să păstrați înregistrări legate de deținerea proprietății pe durata statutului de limitări - trei ani -.

În ceea ce privește înregistrările de proprietate, trebuie să vă mențineți documentația, cum ar fi faptele, titlurile și înregistrările bazate pe costuri. Acest lucru vă permite să calculați orice deducere de amortizare, amortizare sau epuizare, precum și factorul de câștig sau pierdere atunci când vindeți sau dispuneți de proprietate.

Vezi de asemenea: 6 Greșeli de contabilitate care afectează întreprinderile mici

Cum să cumpărături și înregistrări fiscale

Odată ce ați stabilit ce înregistrări trebuie să păstrați și pentru cât timp, este timpul să vă configurați un sistem de organizare a acestora.

Din fericire, IRS acceptă documente digitale atâta timp cât sunt reproduceri complete și exacte ale originalelor. La cerere, ar trebui să puteți produce o copie lizibilă, tipărită, a oricărui document dat.

Aceasta înseamnă că zilele de utilizare a unui dulap de depozitare scârțâit pentru a stoca înregistrările dvs. fiscale au luat sfârșit; există o serie de soluții digitale pe care le puteți utiliza pentru a merge fără hârtie și pentru a vă păstra înregistrările în ordine.

Opțiunile de stocare securizate ale norului, cum ar fi Dropbox, Evernote sau Google Drive, vă permit să vă păstrați în siguranță documentele online. Odată ce afacerea dvs. este stabilită, dacă găsiți că aveți de-a face cu o mulțime de documente, vă recomandăm să investiți într-un scaner automat, de mare viteză, pentru a face transferul online mai eficient.

Este, de asemenea, o idee bună să păstrați o copie de rezervă a documentele dvs., fie pe un dispozitiv de stocare fizic protejat prin parolă, fie într-un cont secundar secundar.

A se vedea și: Contabilitate pentru întreprinderi mici 101: 9 pași pentru a obține noua dvs. afacere pe pistă

Odată ce nu mai trebuie să păstrați un document în scopuri fiscale, verificați dublu că nu aveți nevoie de ele în mod definitiv înainte de al distruge. Creditorii, avocații sau compania de asigurări ar putea avea nevoie să le păstrați mai mult timp decât IRS.

Dacă utilizați spațiu de stocare online, mai degrabă decât să ștergeți documentele pe care nu mai aveți nevoie, le puteți arhiva permanent. navigați în zonele gri de păstrarea înregistrărilor de afaceri mici și configurați un sistem de organizare fără hârtie - vă va salva de pericolele aglomerării biroului, asigurându-vă că jucați mereu conform regulilor