Utilizați o analiză SWOT

SWOT înseamnă Puncte forte, Puncte slabe, Oportunități și Amenințări. Îmi place în special analiza SWOT, deoarece este ușor de înțeles și devine foarte rapid o echipă implicată în gândirea strategică.

Observați că există o mare diferență între primele două și ultimele două componente. Punctele tari și punctele slabe sunt interne. Ele fac parte din identitatea companiei tale. Le puteți schimba în timp, dar nu ușor; trebuie să lucrați la ea. Oportunitățile și amenințările sunt externe. Ele sunt acolo pe piață, se întâmplă, indiferent dacă vă place sau nu. Nu puteți să le schimbați.

Mai ales atunci când creșteți o afacere existentă, doriți ca procesul de planificare să vă tragă împreună echipa, să vă dezvoltați angajamentul și responsabilitatea. Managerii trebuie să creadă într-un plan de implementare. De asemenea, trebuie să creadă că rezultatele vor fi urmărite și că managerii vor fi trași la răspundere pentru rezultate dezamăgitoare și vor primi credite pentru rezultate pozitive. Procesul de planificare sănătoasă depinde de faptul că toată lumea crede că rezultatele vor avea un impact. Ca proprietar sau operator al unei afaceri existente, recunoașteți acest factor al echipei ca o parte vitală a procesului dvs. de planificare. Lucrați pentru a aduce echipa în planificare la mai multe niveluri.

1. Cel puțin o dată pe an, treceți printr-un proces de revizuire a strategiei care începe cu o întâlnire SWOT și o analiză SWOT. Obțineți-vă împreună oamenii cheie și dezvoltați puncte de bullet. Păstrați note. Păstrați discuția deschisă.
2. Digestați rezultatele SWOT. Luați în considerare responsabilitatea pe care o aveți ca proprietar sau manager al unei afaceri, ceea ce implică o echilibrare delicată. Pe de o parte, planul dvs. ar trebui să includă pe managerii dvs., reflectând contribuția lor. Pe de altă parte, strategia reală de afaceri nu poate fi făcută de comisie sau prin vot popular. Uneori un lider trebuie să ia decizii grele și chiar nepopulare. Deci, ar trebui să digerați aceste rezultate SWOT într-un mod care să combine responsabilitatea proprietății cu participarea și lucrul în echipă. Optimizați SWOT. Uneori aceasta înseamnă că, pe măsură ce rezumați punctele făcute, permiteți rezumatului să reflecte și să direcționeze discuția către strategia pe care doriți să o dezvoltați. Acest lucru poate fi un paradox dificil de gestionat.
3. Împărtășiți SWOT-ul digerat și optimizat cu echipa dvs. de manageri cheie. Dezvoltați strategia. Țineți cont de faptul că strategia este concentrată și amintiți-vă de principiile consistenței, deplasării și priorităților pe termen lung.
4. Acordați timp echipei să dezvolte strategii detaliate, tactici și programe. Puteți utiliza, de exemplu, cadrul de piramidă a strategiei pentru a dezvolta tactici pentru implementarea fiecărei priorități de strategie și a programelor pentru implementarea acestor tactici. Păstrați-i pe toți cei implicați să se concentreze asupra obiectivelor strategice.
5. Mergeți contribuțiile echipei într-un plan. Rețineți din nou că strategia nu este realizată de comisie sau de votul popular. Cineva trebuie să aibă ultimul cuvânt și că cineva ar trebui să fie proprietarul afacerii.
6. Să planificați întâlniri regulate de implementare și planificare - să le alocați date și importanță de la început - în același timp cu aprobarea planului. Faceți acest program foarte specific, cu date și ore reale, astfel încât fiecare manager să știe înainte; de exemplu, să se întâlnească în cea de-a treia joi a fiecărei luni. Revedeți planul vs. rezultatele reale. Discutați de ce rezultatele reale sunt diferite de ceea ce a fost planificat - și ele întotdeauna vor fi - și ce ar trebui făcut în acest sens.
7. Asigurați-vă că întâlnirile de examinare se întâmplă. Trebuie să fie importante. Dacă sunteți proprietarul, operatorul sau managerul, asigurați-vă că participați și gestionați aceste întâlniri. Dacă întâlnirile de revizuire se vor desprinde, la fel va și planul

În cei peste 20 de ani, ca consultant în planul de afaceri și încă 10 ani de funcționare a unei companii, am văzut de multe ori cum SWOT este un spărgător de gheață. El îi invită pe oameni să contribuie. Aceasta face ca oamenii să se gândească strategic, să vorbească, să împărtășească și să transforme un grup de oameni într-o echipă.

SWOT oferă, de asemenea, un forum bun pentru deschiderea discuțiilor. Am văzut o discuție SWOT care ridică probleme care necesită o atenție superioară pentru management, dar altfel ar fi rămas ascunse. Managerii de la nivel mediu nu le place întotdeauna să spună managerilor din partea superioară ce sa întâmplat. Chiar și într-o cultură de companie sănătoasă, asta poate fi ciudat. SWOT face mai ușoară.

De exemplu, am văzut o dată când un manager de dezvoltare software de 30 de ani a sugerat, în timpul unei întâlniri SWOT, că o slăbiciune a unei companii a fost aceea că președintele de 50 de ani a păstrat confuzia cu codul software pentru profesioniștii cu normă întreagă. Am văzut o altă întâlnire SWOT în care mai mulți manageri au declarat că proprietatea nu este dispusă să dețină responsabilitatea managerilor pentru performanțe reduse.

Nu este magic. Este doar un cadru ușor de înțeles care invită pe oricine care îi pasă de o afacere să contribuie.

Desigur, trebuie să gestionați o întâlnire SWOT bine. Ca orice alt subiect de întâlnire, SWOT poate degenera în discuții inutile. O întâlnire SWOT ar trebui să se concentreze pe agenda SWOT și să evite discuțiile secundare independente. Ar trebui să invite contribuții fără represalii pentru comentarii negative. Este o variantă a brainstorming-ului, astfel încât contribuțiile - ca în sugestiile de glonț sugerate, articole sugerate pe listă - sunt toate pozitive, atâta timp cât sunt bine intenționate.

Dacă acceptați toate comentariile, bune și rele, de a aduce oamenii în discuție. Implementarea este mult mai probabilă atunci când managerii contribuie la plan. Ei înțeleg fundalul și simt că planul reflectă contribuția lor. Folosiți astfel SWOT-ul în ambele sensuri - utilizați-l pentru a cataliza angajamentul echipei și pentru a dezvolta strategia

Analiza SWOT este adaptată de la Hurdle: Cartea privind planificarea afacerilor