7 Motive pentru care ai probleme în a face lucrurile (și 7 soluții ușoare)

Te-ai întrebat vreodată de ce nu mai faci mai mult în fiecare zi? S-ar putea să încercați să faceți prea mult, iar cerințele concurente în birou nu fac mai ușoară realizarea a ceea ce ați propus să faceți. Un studiu interesant a arătat că, după o întrerupere, personalul de la birou a primit mai mult de 23 de minute pentru a se reîntoarce la sarcina inițială la care lucrau. Cu numeroase proiecte, birouri deschise și notificări despre smartphone-uri și desktop-uri care apar în toate locurile, este uimitor faptul că totul se face în birou.

Vestea bună este că există modalități de a ușura viața. V-ați gândit vreodată "cum ar trebui să fac toate astea?" Această listă este pentru dvs.

1. Se pare că în fiecare minut al fiecărei zile există un alt e-mail în căsuța dvs. poștală.

Soluție: Dezactivați notificările pe desktop ale mesajelor primite. Doar opriți-le! E-mailul va fi acolo când sunteți gata pentru asta, dar acea căsuță care va apărea nu vă va aminti mereu tot ce nu ajungeți. Dacă partajați o căsuță poștală cu alte persoane (cum ar fi o mulțime de echipe de vânzări sau de servicii pentru clienți), un instrument precum Email Center Pro vă poate ajuta să vă ocupați mai eficient de e-mailul dvs., astfel încât să nu dureze jumătate din ziua dvs.

2. Prea multe întâlniri Când vă petreceți tot timpul petrecut în ședințe vorbind despre proiecte noi, atunci când vreți să faceți de fapt lucrarea?

Soluție: Dacă împreună cu colegii dvs. folosiți calendare partajate pentru întâlniri, programați-vă blocuri de timp pe care pur și simplu le veți fi indisponibile. În calendarele Google puteți marca evenimentele ca fiind private (colaboratorii dvs. vor vedea doar că sunteți ocupat). Tada! Acum aveți timpul să vă concentrați asupra sarcinilor pe care trebuie să le îndepliniți.

3. Este greu să urmăriți totul. Este ușor ca proiectele să renunțe la radar atunci când jonglezi cu o mulțime de lucruri.

Soluție: O listă de sarcini. Folosesc Wunderlist, care este un serviciu gratuit pe care îl puteți descărca pe desktop, utilizați online sau pe telefonul smartphone (se sincronizează automat, astfel încât să puteți utiliza și cele trei!). Wunderlist vă permite să creați mai multe liste, să introduceți rapid sarcini sau proiecte pe care trebuie să le lucrați și să atribuiți date. Când terminați o sarcină, trageți-o și urmăriți-vă lista cu puțin mai mică. De asemenea, puteți partaja liste cu oricine care are nevoie să știe la ce lucrați. Alte aplicații gratuite similare includ Amintiți-vă de Lapte, Tadalist și Sarcini Google.

4. Lista dvs. de sarcini este atât de lungă, sunteți practic imobiliată. Excelent, acum că aveți o listă de sarcini, sunteți mai copleșiți de munca pe care o aveți în fața dvs. și nu știți de unde să Start

Soluție: Fii inteligent când îți planifici sarcinile. SMART este specifică, măsurabilă, acționabilă, realistă și la timp. În mod obișnuit, utilizată pentru setarea obiectivului de modificare a comportamentului, este utilă pentru a vă face bine. În fiecare dimineață, gândiți-vă cu adevărat la ceea ce puteți realiza în timpul zilei. "Lucrul pe proiectul X" nu este specific sau măsurabil sau în timp util, de exemplu, dar "Cheltuiți două ore pe raportul preliminar pentru X" sunt toate trei. Utilizați criteriile SMART pentru a afla ce ar trebui să primească prioritatea maximă (acestea ar fi elementele la timp), ceea ce este rezonabil de stabilit pentru a fi realizat și pentru a ajunge la locul de muncă. Acest lucru vă va ajuta să stabiliți termenele limită, să respectați termenele limită sau să vă dați seama în avans dacă nu veți stabili un termen limită.

5. Întreruperi constante. Un coleg se oprește cu o întrebare rapidă. Apoi sună telefonul. Urmați telefonul și decideți să verificați e-mailul. Dintr-o dată e timpul de prânz și nu te-ai întors la ceea ce lucrai inițial.

Soluție: Ignorați ignorarea ignorării. Bine, nu poți ignora persoana care stă lângă tine. Dar puteți încuraja biroul dvs. să înceapă să utilizeze mesageria instantanee (dacă nu sunteți deja) și apoi să vă stabiliți statutul de "departe", astfel încât oamenii să nu vă deranjeze în timp ce încercați să lucrați la ceva. Există tone de clienți de chat și clienți instant de a alege de la - Trillian și Yahoo! Messenger sunt două aplicații gratuite care pot fi descărcate, iar dacă biroul dvs. utilizează Gmail, puteți utiliza Google Chat chiar în căsuța de e-mail. Și cu siguranță puteți să ignorați telefonul sau chiar să opriți soneria în momentele în care trebuie să vă concentrați într-adevăr.

6. Încercarea de a face prea multe lucruri dintr-o dată. Un articol recent de pe blogul Harvard Business Review spune că între 25-50% dintre oameni simt că au ars de lucru, deoarece petrec prea multe ore jongleind prea multe sarcini în același timp.

Soluție: Multi-taskingul sună ca o idee bună, dar știe când să spună când. Dacă verificați mesajele de e-mail în timpul unui apel de conferință, mâncați masa de prânz la biroul dvs. în timp ce încercați să lucrați sau prindeți lectură pe blog în timpul întâlnirilor, tot ceea ce faceți durează mai mult, calitatea muncii dvs. suferă și crește nivelul de stres. Fiecare activitate pe care o faci merită toată atenția - dacă nu, atunci ar trebui să te gândești dacă această sarcină este chiar necesară.

7. Lucrurile mici continuă să încurce lucrurile mari . În calitate de copiator, primesc frecvent solicitări aleatorii de la colegi pentru "doar câteva propoziții" despre acest lucru sau despre asta. Dacă am o grămadă de lucruri mai mari pentru a lucra la, poate fi mai ușor să spargi mai întâi cele câteva propoziții, apoi să săpești în proiectul mare. Problema este că lucrurile mici se adună, și dintr-o dată eu sunt în urmă în spatele lucrurilor mari.

Soluție: Mai întâi lucrurile mari. Încep să lucrez cu o oră mai devreme decât restul biroului și să fac un salt cu privire la lucrurile majore pe care trebuie să lucrez. Știu că voi putea să lucrez neîntrerupt până când partenerii mei din birou vor apărea, așa că folosesc timpul cu înțelepciune. Când biroul începe să bâzâie, adesea voi trece la sarcini mai mici, care nu vor fi deraiate de o distragere frecventă.

Ce alte probleme te împiedică să faci totul? Ce soluții ați descoperit a fi mai productive? Împărtășiți-vă gândurile și experiențele în secțiunea de comentarii de mai jos.