Managementul riscului pentru organizații non-profit: 10 moduri de atenuare a fraudei

Organizațiile nonprofit pot avea inima în locul potrivit, dar, ca orice organizație care efectuează tranzacții monetare, riscul de fraudă este mereu prezent. Kelly și Owns, LLC au estimat 84 miliarde de dolari în fraude interne în 2008, cauza cea mai frecventă fiind lipsa controalelor interne. De la biserici la organizații caritabile, organizațiile non-profit trebuie să ia măsurile de precauție adecvate pentru a se proteja împotriva indivizilor corupți și a administrării mincinoase. Am descris 10 tehnici pentru reducerea riscului de activitate frauduloasă în rândul organizațiilor nonprofit. Deși acest articol oferă o introducere solidă în atenuarea fraudelor, vă invităm să investiți o mare parte din timp în cercetarea acestui aspect crucial al sectorului nonprofit.

1. Conduceți prin exemplu

Una dintre cele mai simple tehnici de gestionare pe care le poate utiliza este clarificarea principiilor etice ale organizației. Acest lucru se poate face în două moduri: direct și indirect. Adresați-vă direct problema prin încorporarea atenuării fraudelor în formarea angajaților. Evidențiați-vă că un astfel de comportament va fi monitorizat îndeaproape, făptuitorii urmăriți în întregime în lege. Îmbunătățiți indirect acest mesaj prin exemplu managerial. Liderii organizației trebuie să demonstreze în mod consecvent onestitatea și vigilența în detectarea și disciplinarea comportamentului inacceptabil. Nu vă transformați organizația într-un regim paranoic, acuzator, însă angajații și voluntarii cunosc, ferm și cu bunăvoință, că sunt urmăriți.

2. Împărțiți-vă și cuceriți

Există siguranță în cifre. În timp ce această zicală sugerează în mod normal protecție împotriva forțelor ostile externe, ea este la fel de aplicabilă în detectarea amenințărilor din interior. Aceasta este o orientare generală esențială pe care trebuie să o țineți minte pe măsură ce efectuați controale la fiecare nivel al organizației. Împărțiți sarcinile astfel încât banii trebuie manipulați și monitorizați de mai mulți indivizi. O singură persoană care acționează singură este mai puțin probabil să încerce fraudă atunci când alții sunt implicați într-o tranzacție. De exemplu, după un eveniment de strângere de fonduri, ar fi o practică proastă de a atribui o singură persoană pentru numărarea, înregistrarea și depunerea donațiilor în numerar.

3. Fortificați-vă contul bancar

Banii din bancă nu ar putea fi la fel de pază ca și cum ar trebui. Limitați sever accesul la fonduri prin luarea unor măsuri de precauție simple. În primul rând, nu utilizați un card de debit. Protecția împotriva debitului este limitată, iar banii lipsiți pot fi dificil de recuperat. În al doilea rând, configurați-vă contul pentru a interzice retragerile de numerar. Numerarul este o substanță alunecoasă. Retragerile ar trebui să vină sub forma unui control întocmit către contabil. Acest lucru adaugă un pas suplimentar, făcând astfel retragerile mai ușor de urmărit și de controlat.

4. Contabilitate meticuloasă

Fiecare organizație are nevoie de un sistem contabil documentat atent și bine documentat. Acesta este probabil cel mai simplu mod de a detecta o activitate suspectă. Stabilirea unui sistem eficient înseamnă pur și simplu înregistrarea tuturor. Standardizați un mijloc de a scrie în jos fiecare tranzacție monetară, indiferent cât de mică este. Înregistrați cine face ce și când. În exemplul donațiilor de strângere de fonduri, urmăriți cine colectează banii, cine contează banii, cine re numără banii, cine depozitează banii și așa mai departe. Configurați trasee de hârtie clare ușor de urmat înapoi la sursă. În funcție de amploarea operațiunii dvs., este posibil să nu fie o idee proastă angajarea unui expert contabil nonprofit.

5. Utilizarea unui card de credit

Organizația dvs. va beneficia probabil de utilizarea unui card de credit de afaceri. Numerarul și cecurile nu sunt întotdeauna practice și, așa cum am menționat anterior, cardurile de debit nu sunt o idee bună. Creditul are mai multe protecții și nu vă va scurge fondurile în caz de fraudă. Cheia utilizării unui card de credit este de a păstra încasările. Pentru fiecare achiziție, asigurați-vă că achiziționați, documentați și depuneți o chitanță. La sfârșitul fiecărei perioade de facturare, verificați încasările și asigurați-vă că taxele totale se ridică la suma din extrasul dvs.

6. Screeningul angajaților

Asamblarea unei echipe de încredere este evidentă. Aceasta va implica efectuarea de verificări de fond asupra potențialilor angajați. Aflați în față dacă solicitantul are un istoric de abatere. A face acest lucru vă poate salva o lume de necazuri. De asemenea, solicitați trimiteri și contactați-le. În cazul în care câteva surse de încredere pot garanta reclamantului, acesta este un început minunat. Utilizați timpul de interviu pentru a aborda problemele de fraudă. Puteți citi o citire a personajului reclamantului printr-o conversație simplă. Dați-i drumul prin scenarii ipotetice legate de fraudă. Acest lucru vă va informa despre procesul de gândire al solicitantului, împreună cu trimiterea mesajului conform căruia organizația dvs. ia în serios aceste probleme.

7. Stabiliți un buget

Nu puteți obține mai mult de bază decât asta. Stabiliți un buget și respectați-l. Acesta este un mod de a ști unde vor merge banii tăi înainte de a merge acolo. Creând așteptări, puteți vedea unde ar trebui să meargă banii și să o comparați cu realitatea situației. Bugetarea va ajuta la prevenirea depășirii cheltuielilor. Veți ști câți bani ar trebui să fie dedicați fiecărei categorii și veți fi în măsură să recunoașteți mai bine discrepanțele. Probabil că va trebui să vă ajustați bugetul pe măsură ce vă epuizează timpul. E in regula. Dar, indiferent de previzibilitatea activelor viitoare, continuați întotdeauna cu un buget bazat pe cele mai bune estimări.

8. Audituri

Auditurile surprinzătoare periodice vor ajuta la verificarea finanțelor organizației. Deși nu sunt efectuate doar pentru a detecta frauda, ​​auditurile au un rol esențial în revizuirea fluxului de bani.Nu toate organizațiile vor putea să-și permită un audit. Dacă este cazul, angajați o parte externă alternativă pentru a revizui informațiile contabile și istoricul tranzacțiilor. O petrecere din exterior poate acționa ca un al doilea set de ochi mult mai necesar și poate ajuta la detectarea depășirilor. Pe lângă detectarea efectivă a fraudei, astfel de recenzii se dublează ca măsuri preventive, permițând angajaților să știe că organizația urmărește în mod activ greșelile.

9. Semnăturile pe cecuri

Solicitarea a două semnături la cecurile scrise în numele organizației va asigura că cel puțin două persoane au examinat și aprobat tranzacția. Din nou, acest lucru are drept rezultat împărțirea muncii și creșterea numărului de persoane necesare pentru a încheia o tranzacție. Dacă o persoană are permisiunea de a scrie cecuri fără supraveghere, ușa pentru fraudă este larg deschisă. Verificările scoase trebuie, de asemenea, să fie evitate ori de câte ori este posibil.

10. Cash cash

Reducerea fraudei apare la toate nivelurile finanțelor nonprofit. Cele mai multe organizații mențin o cantitate mică de numerar pentru tranzacții mici, adesea imprevizibile. Nu faceți greșeala de a pierde evidența cu privire la modul în care sunt cheltuite banii în numerar. Da, este, de obicei, destinat pentru miscellany, dar, așa cum vine sub formă de facturi de dolar, banii mici sunt ușor de abuzat. Mențineți încasările și păstrați o înregistrare strânsă a cheltuielilor. Controlul atent al tranzacțiilor mici va descuraja frauda la niveluri mai mari, mai dăunătoare.